Pytanie:  Czy petentowi składającemu podanie do urzędu należy przedstawić zapytanie o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, czy jedynie wystarczy zapoznanie się z klauzulą informacyjną?

Co oczywiste, dane osobowe przetwarzane są także w ramach jednostek samorządu terytorialnego. Dotyczy to wielu sfer ich działalności m.in. względem petentów, pracowników urzędu czy w związku z organizacją wyborów. Działalność jednostki samorządu terytorialnego w każdej dziedzinie musi być zgodna z przepisami RODO, co niestety rodzi wiele wątpliwości w praktyce. Prezentujemy odpowiedzi na pytania najczęściej zadawane przez naszych Czytelników.

Pytanie:  Kto powinien nadawać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla pracowników powiatowego urzędu pracy i ośrodka pomocy społecznej, w przypadku zawarcia porozumienia o wzajemnym udostępnieniu danych pomiędzy urzędem pracy i jednostką pomocy społecznej. Współpraca polega na wzajemnym udostępnianiu danych osobowych bezrobotnych w formie elektronicznej za pomocą specjalnego systemu. Czy PUP nadaje upoważnienia tylko dla swoich pracowników czy również dla pracowników GOPS i odwrotnie?

Pytanie:  Do ośrodka pomocy społecznej złożony został wniosek z zasiłek pielęgnacyjny wraz z kompletem dokumentów. Czy jeżeli ta sama osoba złoży wniosek o inne świadczenie np. turnus rehabilitacyjny (rozpoznawany przez inny wydział), to należy jej ponownie przedstawić obowiązek informacyjny?

Pytanie:  Na jakiej podstawie gminna komisja rozwiązywania problemów alkoholowych może przekazać dane osobowe biegłym sądowym, którzy mają wydać opinie odnośnie wysyłanej osoby. Czy jest potrzebna umowa powierzenia w stosunku do biegłego i czy konieczne jest uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych osoby, której opinia ma dotyczyć?

Dane osobowe można zarówno udostępnić, jak i powierzyć ich przetwarzanie. Niestety dość często administratorzy danych osobowych używają sformułowania „udostępniam dane osobowe” nazywając tak zarówno proces ich rzeczywistego przekazania jako udostępniania, jak również proces ich przekazania jako powierzenia do przetwarzania przez inny podmiot. Konsekwencją tego błędu jest niestety wskazanie niewłaściwej podstawy prawnej dla przekazania danych osobowych podmiotowi trzeciemu. Tym samym w pierwszej kolejności należy określić kiedy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych a kiedy do powierzenia ich przetwarzania. Istotne jest również, jak te procesy dokumentować. Prawidłowe rozwiązania w tym zakresie pozwalają na uniknięcie konsekwencji w postaci kar finansowych.

Pytanie:  Czy można publikować w BIP daty i miejsca urodzenia wójta i innych członków rady gminy wraz z oświadczeniem majątkowym?

Pytanie:  Czy administrator danych osobowych może udzielić na piśmie pełnomocnictwa inspektorowi ochrony danych w reprezentowaniu administratora np. przy podpisywaniu umów powierzenia, udostępnienia, nadawaniu upoważnień pracownikom administratora itp.?

Pytanie:  Czy mieszkaniec gminy, który jest uczestnikiem spotkania organizowanego przez wójta w sprawie zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, może nagrywać takie spotkanie? Czy powinien o tym poinformować uczestników takiego spotkania? Jak do takich kwestii odnoszą się obowiązujące przepisy prawa?

Ogólnie rozumiane przepisy RODO znajdują zastosowanie także w zakresie udzielania zamówień publicznych, konkursów i do zawierania umów koncesji na roboty budowlane lub usługi. Uwagę na to zwraca Urząd Zamówień Publicznych, który jednocześnie opublikował wskazówki dotyczące prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z uwzględnieniem regulacji RODO wraz z przykładowymi klauzulami. Nie ulega wątpliwości, że te dokumenty będą przydatne dla każdego zamawiającego, gdyż umożliwią zapewnienie zgodności prowadzonego postępowania z nowymi przepisami.