E-faktura

Dodano:

Twoje faktury będą zawsze dostarczone na czas, a elektroniczne archiwum będzie zabezpieczeniem na wypadek zagubienia faktury papierowej.

...ostatnio miałam kilka przypadków, że list z fakturą od klienta zapodział się na poczcie i przyszedł do firmy z opóźnieniem, a jedna faktura nie dotarła w ogóle.

...pracownik znów zagubił fakturę. Musiałam czekać na wystawienie duplikatu, a to opóźniło jej księgowanie (z opóźnieniem naliczałam koszty uzyskania przychodu, później odliczyłam VAT). Klient wydzwaniał niezadowolony i dopytywał się o przyczyny braku płatności w terminie.

...w czasie kontroli znalezienie właściwej papierowej faktury zajęło mi prawie godzinę. Gdybym miała je również w formie elektronicznej - znalazłabym i wydrukowała w minutę.

Sprawdź:
1. Co to jest?  

E-faktura to faktura przesyłana elektronicznie bezpośrednio na Państwa adres e-mailowy, zawierająca dokładnie te same dane co faktura papierowa.

E-faktura - podstawa prawna

Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest zgodne z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

2. Korzyści  

Sprawdź, dlaczego korzystne jest przejście na e-fakturę!

  • Otrzymujesz faktury zawsze na czas - dostajesz rachunki bez opóźnień i zaginięć na poczcie.

  • Elektroniczne archiwum faktur stanowi zabezpieczenie na wypadek zaginięcia wersji papierowej - nie musisz czekać wtedy na duplikat. Faktury zaksięgujesz zawsze na czas.

  • Chronisz środowisko - przejście na dokumentację elektroniczną zmniejsza ilość zużywanego papieru.

Ile to kosztuje?

Przejście na e-fakturę jest BEZPŁATNE ... i bardzo proste!

Sprawdź, jak krok po kroku przejść na e-fakturę!   

3. Jak krok po kroku przejść na e-fakturę?  

Krok 1: Zapoznaj się z regulaminem.

Krok 2: Następnie pobierz dokument Akceptacja wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych i wydrukuj go.

Krok 3: Wydrukowany dokument wypełnij i własnoręcznie podpisz, a następnie prześlij pocztą na adres:

Krok 4: Otrzymasz 2 e-maile:

  1. zarejestrowaniu dokumentu Akceptacja wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych oraz

  2. z informacją o utworzonym koncie w elektronicznym archiwum faktur, a także z Twoim loginem i hasłem.

Krok 5:

4. Najczęstsze pytania  
  1. Czym jest e-faktura? 
    E-faktura jest prawnie uznaną formą rozliczenia, a jej wysłanie drogą elektroniczną w postaci pliku w formacie PDF zastępuje przesłanie listem faktury w formie papierowej.

  2. Co odróżnia e-fakturę od papierowego dokumentu? 
    Faktura papierowa i faktura elektroniczna mają takie same wartości prawne. Różnią się jedynie sposobem dostarczania.

  3. Jaka jest podstawa prawna wystawiania i przysyłania e-faktur? 
    Kwestie dotyczące faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).

  4. Czy do korzystania z e-faktury potrzebne jest specjalistyczne oprogramowanie? 
    Aby korzystać z e-faktury niezbędne jest posiadanie:

    • adresu e-mail,

    • bezpłatnego programu do przeglądania plików PDF - Adobe Acrobat Reader.

  5. Skąd będę wiedział, że została wystawiona e-faktura? 
    Powiadomienie o wystawieniu e-faktury wysyłane jest na adres e-mailowy, podany w formularzu Akceptacja wystawiania i przysyłania faktur.

  6. Czy akceptacja i przyjmowanie faktur elektronicznych wiąże się dla nabywcy dokumentu z kosztami? 
    Akceptacja i przyjmowanie elektronicznych faktur nie wiąże się z żadnymi kosztami ze strony odbiorcy dokumentu.

  7. Czy zgadzając się na fakturę elektroniczną, będę mógł wydrukować fakturę? 
    Wydrukowanie obrazu e-faktury, np. do celów akceptacji wewnątrz firmy, jest możliwe, lecz powstały w ten sposób papierowy obraz e-faktury nie jest dokumentem księgowym. Dokumentem księgowym jest wyłącznie e-faktura przechowana w postaci elektronicznej. Ma ona taką samą wartość prawną jak zwykła faktura w formie papierowej.

  8. Czy korekty i duplikaty faktur będę otrzymywać w formie elektronicznej czy papierowej? 
    Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej będą wystawiane i przesyłane również w formie elektronicznej.

  9. Jakie korzyści będę miał z przejścia na fakturę elektroniczną?

    • Otrzymywanie faktury zawsze na czas - rachunki bez opóźnień i zaginięć na poczcie.

    • Elektroniczne archiwum faktur stanowi zabezpieczenie na wypadek zaginięcia wersji papierowej - nie musisz wtedy czekać na duplikat. Faktury zaksięgujesz zawsze na czas.

    • Możliwość drukowania (np. do potrzeb akceptacji wewnątrz firmy).

    • Możliwość odebrania e-faktury z każdego miejsca, w którym jest Internet.

    • Ochrona środowiska - przejście na dokumentację elektroniczną to zmniejszenie ilości zużywanego papieru.

  10. Jak można zrezygnować z e-faktury? 
    Aby zrezygnować z otrzymywania faktury elektronicznej, należy przesłać listem wypełniony formularz Odwołanie akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Po otrzymaniu formularza rezygnacji z otrzymywania faktur elektronicznych wstrzymujemy wysyłanie faktur w formie elektronicznej w kolejnym dniu po otrzymaniu formularza. Kolejne faktury będą przesyłane w formie papierowej.

  11. Czy można zmienić adres e-mail do otrzymywania elektronicznych faktur? 
    Aby zmienić adres e-mail do otrzymywania e-faktur, należy przesłać listem wypełniony formularz Zmiana adresu e-mail do przesyłania faktur w formie elektronicznej.

  12. Co w przypadku wykasowania/utraty faktury elektronicznej? 
    Faktury elektroniczne są przechowywane w Archiwum Faktur Elektronicznych Wydawnictwa Wiedza i Praktyka przez okres 6 lat (adres e-mail, login i hasło do Archiwum zostaje przysłane po otrzymaniu Akceptacji wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych).

  13. Czy możliwe jest otrzymywanie faktur elektronicznych i papierowych jednocześnie? 
    Nie. Faktury mogą być dostarczane tylko w jednej formie.

  14. Jak przechowywać faktury elektroniczne? 
    Faktury elektroniczne przechowuje się w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Faktura elektroniczna może być przechowywana przez ich wystawcę lub odbiorcę, dlatego też gwarantujemy archiwizację przez naszą firmę - Wydawnictwo Wiedza i Praktyka - w formie elektronicznej z zachowaniem bezpieczeństwa i ich wiarygodności. Faktury są przechowywane i udostępniane odbiorcy i organowi kontroli skarbowej w elektronicznym archiwum przez okres 6 lat (adres e-mail, login i hasło do Archiwum zostaje przysłane po otrzymaniu Akceptacji wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych).

  15. Co to jest e-podpis? 
    E-podpis - czyli podpis elektroniczny - to taki podpis, który został powiązany z dokumentem elektronicznym, umożliwiając identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny oraz gwarantując, iż ewentualne zmiany w przesłanym dokumencie są rozpoznawalne. Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym podpis odręczny i bezpieczny podpis elektroniczny są sobie równoważne pod względem mocy prawnej. Każda faktura elektroniczna musi być podpisana za pomocą podpisu elektronicznego opatrzonego certyfikatem kwalifikowanym.

  16. Jak sprawdzić autentyczność podpisanej e-faktury? 
    Aby upewnić się, że dokument jest oryginalny i został przesłany przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka, mogą Państwo użyć darmowej aplikacji do weryfikacji podpisu „SZAFIR® Demo - weryfikująca“ ze strony: http://www.kir.com.pl

  17. Czy klient, który chce otrzymywać faktury elektroniczne (e-faktury), musi zakupić podpis elektroniczny? 
    Nie, do otrzymywania naszych faktur nie jest wymagane posiadanie własnego podpisu elektronicznego.

5. Dokumenty do pobrania  

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Czytaj podobne

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.
wiper-pixel