Dokumentacja RODO w firmie powinna odzwierciedlać rzeczywiste procesy przetwarzania danych osobowych oraz umożliwiać administratorowi wykazanie zgodności z rozporządzeniem 2016/679. Nie istnieje jeden uniwersalny „pakiet dokumentów RODO”, ponieważ ich zakres zależy od skali działalności, celów przetwarzania, kategorii danych, odbiorców oraz poziomu ryzyka. Proces wdrożenia należy rozpocząć od inwentaryzacji procesów przetwarzania danych i oceny ryzyka, a następnie ustanowić zasady cyklicznego przeglądu oraz aktualizacji dokumentacji po każdej istotnej zmianie organizacyjnej, technologicznej lub prawnej.

Pytanie:  Czy w audycie wewnętrznym "Ocena procesu naboru pracowników" z przeprowadzenia naborów na kierownicze stanowiska urzędnicze i kandydata na stanowisko Komendanta SM mogą być podane imię i nazwisko osób biorących udział w rekrutacji (art. 2 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej)? Czy podpisy własnoręczne, parafy znajdujących się w dokumentach udostępnianych w trybie dostępu do informacji publicznej?

Pytanie:  Jako IOD sprawdzam każdego roku wszystkie komórki organizacyjne w bibliotece w różnych aspektach przetwarzania danych osobowych. Czy poprawnym będzie wybór poszczególnych działów i zakresu kontroli w opracowanym planie kontroli na dany rok. Myślę, że dzięki temu audyt będzie bardziej szczegółowy i obejmie szerszy obszar sprawdzenia (poszczególnych komórek). Czy są jakieś zalecenia w tym zakresie, że kontroluje wszystkie obszary przetwarzania danych każdego roku?

Pytanie:  Jesteśmy podmiotem publicznym. Umowy dotyczące usług takich jak BHP czy sprzątanie są zawierane w naszym imieniu przez jednostkę nadrzędną. To ona podpisuje również umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a my nie mamy bezpośredniego dostępu do tych dokumentów ani danych. W związku z tym proszę o informację, czy w naszej sytuacji jesteśmy zobowiązani do prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania. Dodatkowo proszę o wyjaśnienie, czy powinniśmy prowadzić rejestr czynności serwisowych, jeżeli obsługę informatyczną zapewnia nam nasz własny informatyk.

Pytanie:  Czy przygotowując wykaz aktywów należy wpisać rekrutację pracowników? Co dokładnie należy wskazać: nieuprawnione ujawnienie danych, możliwość dostępu do danych zawartych w dokumentacji pracowniczej, pomieszczenie kadry, pracownicy kadr? Czy wydając upoważnienie pracownikowi do przetwarzania danych, należy sztywno trzymać się wykazu aktywów i wpisywać tylko te, które są zawarte w dokumentacji, czy można dodać coś dodatkowego?

Pytanie:  Czy jest w systemie informatyczny potrzebny rejestrator udostępnień? Jakie rejestry są konieczne, jeśli jesteśmy sekatorem publicznym i nie mamy do czynienia z klientami i kontrahentami? Mam tylko umowę z firmą BHP.

W razie stwierdzenia wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych administrator danych osobowych musi przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA). W zależności od wyników oceny konieczne może okazać się zainicjowanie konsultacji z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Sprawdź, w jakich przypadkach i jak przeprowadzić uprzednie konsultacje z Prezesem UODO.

Ogólna analiza ryzyka oraz Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) to podstawowe obowiązki wynikających z RODO. Ogólna analiza ryzyka musi być przeprowadza przez każdego. Z kolei DPIA to szczególny rodzaj analizy ryzyka dokonywany w określonych okolicznościach. Zarówno ogólną analizę ryzyka jak i DPIA musi przeprowadzić nie tylko administrator danych osobowych, ale także procesor.

Jak już wielokrotnie wskazywaliśmy, ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) to szczególny rodzaj analizy ryzyka RODO. Obowiązek dokonania DPIA powstanie w przypadkach określonych w art. 35 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.  Na obowiązek ten szczególną uwagę powinny zwrócić podmioty prowadzące sklepy internetowe – ze względu na potencjalnie dużą liczbę podmiotów, których dane osobowe są przetwarzane w związku z funkcjonowaniem sklepu. Sprawdź, kiedy i jak przeprowadzić ocenę skutków w sklepie internetowym

Pytanie:  Czym jest Ocena Skutków ochrony danych osobowych i jakie są cele RODO?

Administrator może zapewnić pracownikom możliwość korzystania z ChatGPT na komputerach służbowych. Czy należy w związku z tym uwzględnić obowiązki wynikające z zasady privacy by design. Jakie obowiązki związane z wdrożeniem ChatGPT na komputerach służbowych musi wykonać administrator danych osobowych?

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych w ramach ochrony sygnalistów może wiązać się z koniecznością przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA). Na ocenę konieczności przeprowadzenia DPIA administrator danych osobowych powinien zwrócić szczególną uwagę, uwzględniając treść wykazu opublikowanego przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.