Pytanie:  Osoba zatrudniona w spółdzielni mieszkaniowej w ramach obowiązków protokołowała posiedzenia rady nadzorczej. Aby sumiennie wywiązać się z obowiązku, z własnej inicjatywy nagrywała dźwięk w trakcie posiedzenia prywatnym telefonem, a nagranie wykorzystywała do przygotowania protokołu. O nagrywaniu nie powiadomiła nikogo, ani osób nagrywanych, ani przełożonych. Po sporządzeniu protokołu nagranie usuwała (nie publikowała, nie ujawniała, etc.). W trakcie drugiego nagrywanego posiedzenia sprawa wyszła na jaw. Członkowie rady zgłosili do zarządu spółdzielni, że naruszono ich prywatność. Czy takie zdarzenie kwalifikuje się do zgłoszenia do UODO?

Prywatny monitoring nie może bez ograniczeń obejmować drogi publicznej ani posesji sąsiadów. Prezes UODO nałożył 26 711 zł kary na osobę, która mimo prawomocnego nakazu nadal rejestrowała obraz i dźwięk poza terenem własnej nieruchomości. Sprawa jest ważnym sygnałem dla administratorów i IOD: niewykonanie decyzji organu nadzorczego może prowadzić do dotkliwej sankcji finansowej.

Prezes UODO nałożył karę administracyjną w wysokości 5 tys. zł na wspólnotę mieszkaniową za niezachowanie 72 godzin na zgłaszanie naruszenia ochrony danych osobowych. Sprawa pokazuje, jak kluczowa jest rzetelna analiza ryzyka RODO – nawet przy "danych zwykłych" i jednej osobie poszkodowanej.

Naczelny Sąd Administracyjny wyrokiem z 5 listopada 2025 r. oddalił skargę kasacyjną na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Zaskarżona decyzja nakładała karę finansową na właścicielkę kliniki stomatologicznej za niewykonanie nakazu orzeczonego prawomocną decyzją. Sprawa ma pokazać wszystkim administratorom danych osobowych, jak prawidłowo komunikować się w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, aby nie popełnić błędów, które wpłynęły na wysokość kary finansowej.

Pytanie:  Pracownik placówki operatora pocztowego wydał korespondencję skierowaną do osoby fizycznej innej osobie o tym samym imieniu i nazwisku, ale zamieszkującej pod innym adresem. Osoba fizyczna, która odebrała korespondencję w momencie otwierania listu zorientowała się, że jest inny adres zamieszkania. Otwartą kopertę wraz z pismem osoba fizyczna odniosła do urzędu, który właściwie zaadresował pismo. Sporządzono protokół, w którym Pani potwierdziła fakt, iż to pracownik poczty niewłaściwie wydał pismo i wyraziła zgodę na podanie jej danych w sprawie wyjaśnienia sytuacji. Urząd złożył oficjalną reklamację do operatora pocztowego z informacją, iż doszło do naruszenia ochrony danych osobowych przez pracownika operatora. Operator pocztowy w odpowiedzi stwierdził, iż nie jest on administratorem danych osobowych i to do nadawcy należy ocena czy w zaistniałej sytuacji należy zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych. Czy operator pocztowy udzielił prawidłowej odpowiedzi? Jakie jest orzecznictwo sądowe w tej kwestii oraz decyzje PUODO.

Nowelizacja ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa implementująca dyrektywę NIS 2 wprowadza istotne zmiany w zarządzaniu incydentami cyberbezpieczeństwa, porządkując odpowiedzialność podmiotów kluczowych i ważnych, operatorów usług kluczowych oraz wzmacniając rolę zespołów CSIRT. Reagowanie na incydenty cyberbezpieczeństwa staje się integralnym elementem formalnego systemu bezpieczeństwa państwa, z jasno zdefiniowanymi kompetencjami, obowiązkami raportowania i kanałami współpracy zgodnymi z wymogami NIS 2.

Nowelizacja ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, wdrażająca dyrektywę NIS2, ma wzmacniać odporność cyfrową państwa poprzez doprecyzowanie obowiązków podmiotów kluczowych i ważnych, w tym wymagań dotyczących sprzętu oraz infrastruktury teleinformatycznej. Zmiany będą miały istotne znaczenie dla wielu przedsiębiorstw w Polsce.

Pytanie:  O realizację praw występuje podmiot dany lub adwokat czy radca prawny przedstawiając stosowne pełnomocnictwo. Czy może wystąpić inna osoba? Jeżeli tak, to jakie powinna mieć pełnomocnictwo? Gdy zdarza się naruszenie, a osoba będąca reprezentantem ADO nie może podpisać stosownego zgłoszenia do PUODO, czy Prezes może upoważnić inną osobę, a jeżeli tak to jaki rodzaj pełnomocnictw to ma być?

Pytanie:  Pracownik naszego działu kadr i płac pomyłkowo wysłał skan wypowiedzenia umowy o pracę na niewłaściwy adres e-mail (pracownik prosił o wysłanie go na swoją prywatną skrzynkę, po tym jak nie zabrał ze sobą dokumentu po jego osobistym wręczeniu), który nie był adresem pracownika. W adresie e-mail, na który wysłane zostało wypowiedzenie, było to samo imię i nazwisko, co w adresie pracownika, ale bez cyfr, które są w adresie wskazanym przez pracownika. Wypowiedzenie to zawierało imię i nazwisko oraz adres pracownika, a także wskazywało przyczyny rozwiązania umowy o pracę. Po wysłaniu skanu wypowiedzenia pracownik działu kadr nie otrzymał z tegoż adresu żadnej informacji zwrotnej, w tym informacji o tym, że adres nie istnieje, czy też ze jest nieprawidłowy). Po odkryciu pomyłki, w ślad za tym mailem na ten sam adres został wysłany kolejny, z prośbą o usunięcie poprzedniej wiadomości skierowanej pomyłkowo oraz o potwierdzenie takiego usunięcia. Na razie odpowiedzi nie mamy. Dodatkowo w stopkach maili wysyłanych przez naszych pracowników jest standardowo zamieszczona informacja o tym, że wiadomość może zawierać informacje poufne lub zastrzeżone i jeżeli osoba otrzymująca nie jest adresatem wiadomości, prosimy o niezwłoczne powiadomienie nadawcy w zwrotnej wiadomości oraz o usunięcie wiadomości wraz ze wszystkimi załącznikami, bez zachowywania jakiejkolwiek kopii. Tak też było i w tym przypadku. Dodatkowo okres wypowiedzenia umowy o pracę w stosunku do tego pracownika upłynie na koniec października, pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. Czy w takim przypadku administrator powinien powiadomić Prezesa UODO o naruszeniu oraz czy równolegle powinniśmy powiadomić pracownika o tej sytuacji?

Pytanie:  Centrum kultury na terenie województwa dolnośląskiego świadczy usługi wynajmu pomieszczeń świetlic osobom i instytucjom zainteresowanym, na terenie których jest zainstalowany jest system monitoringu wizyjnego. Osoby zainteresowane wynajmem wyraziły sprzeciw dotyczący wykorzystania systemu monitoringu w tych pomieszczeniach. Uprzejmie proszę o analizę obowiązujących regulacji prawnych – zarówno ogólnych (w szczególności art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 5 RODO), jak i lokalnych (regulaminów i uchwał gminy) – pod kątem prawidłowości przyjętych przez Administratora praktyk. Informuję, że: klauzula informacyjna o stosowaniu monitoringu wizyjnego znajduje się w widocznym miejscu wewnątrz każdego obiektu, jej kopia jest również stale dostępna w siedzibie Administratora, przy wejściach do świetlic wiejskich umieszczone są duże, czytelne tablice informacyjne zawierające oznaczenie monitoringu, dane Administratora, podstawę prawną przetwarzania, okres przechowywania danych, a także inne wymagane elementy informacyjne. W zakresie technicznym i organizacyjnym system funkcjonuje następująco. Monitoring realizowany jest w trybie ciągłym (24/7) wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, ochrony infrastruktury publicznej oraz przeciwdziałania aktom wandalizmu, włamaniom i naruszeniom porządku publicznego. Kamery rejestrujące obraz rozmieszczone są wyłącznie w przestrzeniach ogólnodostępnych (wejścia, ciągi komunikacyjne, sala główna, przyległy teren zewnętrzny). Monitoring nie obejmuje pomieszczeń, w których mogłoby dojść do naruszenia intymności (np. toalet). System monitoringu wizyjnego zainstalowany w obiektach zarządzanych przez Administratora rejestruje obraz oraz dźwięk w sposób ciągły. Kamery wyposażone są w zintegrowane mikrofony, a funkcja nagrywania dźwięku pozostaje aktywna przez cały czas działania systemu. Rejestracja dźwięku ma na celu zwiększenie skuteczności nadzoru nad bezpieczeństwem obiektu oraz umożliwienie odtworzenia rzeczywistego przebiegu zdarzeń w przypadku incydentów wymagających podjęcia działań przez organy ścigania lub służby porządkowe (np. włamania, dewastacje, agresja słowna, zakłócenia porządku). Przetwarzanie danych w postaci dźwięku odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jako realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przy zachowaniu zasady minimalizacji oraz proporcjonalności. Nagrania są wykorzystywane wyłącznie w przypadku zaistnienia zdarzenia wymagającego ich analizy lub przekazania właściwym organom. System działa w trybie rejestracyjnym – Administrator nie prowadzi stałego, bieżącego nadzoru obrazu przez personel. Jednocześnie, system wyposażony jest w funkcję inteligentnego detekcji ruchu oraz alertów bezpieczeństwa, umożliwiających automatyczne przesyłanie komunikatów (wraz z podglądem obrazu) na urządzenia mobilne uprawnionych osób w przypadku wykrycia aktywności w określonych strefach (np. podejście do drzwi wejściowych, okien lub ogrodzenia). Funkcja ta pełni rolę prewencyjną i alarmową – umożliwia natychmiastową reakcję w sytuacjach potencjalnego zagrożenia bezpieczeństwa osób i mienia, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora). Alerty są generowane automatycznie przez system, bez bieżącej ingerencji użytkownika. Chciałbym podkreślić, że: zakres monitoringu jest ściśle ograniczony do minimum niezbędnego do osiągnięcia celu przetwarzania, przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z zasadą minimalizacji oraz proporcjonalności, stosowane rozwiązania organizacyjne i techniczne odpowiadają wymogom wynikającym z art. 5 ust. 1 lit. c i f RODO. Czy w świetlicach wiejskich można stosować system monitoringu wizyjnego wraz z rejestracją dźwięku zgodnie z zasadami przedstawionymi powyżej? Zapytanie czy przedstawione założenia są zgodne z przepisami RODO?