Kompleksowa klauzula informacyjna w jednostce samorządowej

W ramach jednego urzędu status administratora danych może pełnić kilka podmiotów np. organy, jednostki organizacyjne (urząd, działy itp.). W przypadku bowiem podmiotów ze sfery publicznej o tym, czy przysługuje im status administratora danych rozstrzygają przepisy prawa przyznające im określone kompetencje i zadania. Jeśli jest kilku administratorów, wówczas transfer danych możliwy jest na zasadzie udostępnienia. Ma to znaczenie w kontekście możliwości wykorzystania dokumentów złożonych przez osobę fizyczną w jednym z działów przez inne działy danej jednostki organizacyjnej.

Jednak w przypadku, gdy mamy do czynienia tylko z jednym administratorem danych, wykorzystanie dokumentów zawierających dane osoby fizycznej jest możliwe, ale nie jest nieograniczone. Osoba fizyczna składa dokumenty i udostępnia swoje dane osobowe w określonych celach, a administrator jako związany tymi celami nie może bez zgody i wiedzy tej osoby wykorzystywać danych w innych celach. Dodatkowo pojawia się kwestia zakresu upoważnień pracowników innych działów do przetwarzania danych osobowych – pracownicy ci mogą nie być uprawnieni do wglądu i przetwarzania określonego zakresu danych osobowych.

W przypadku pozyskania danych od osoby, której dane dotyczą, administrator zobowiązany jest spełnić wobec tej osoby obowiązek informacyjny określony w art. 13 RODO. Powiadomienie przekazywane podmiotowi danych powinno zawierać informacje dotyczące m. in. administratora danych oraz celów i podstaw prawnych przetwarzania danych.

Zwolnienie z obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO dotyczy wyłącznie sytuacji gdy – i w zakresie, w jakim  - osoba, której dane dotyczą, dysponuje już informacjami, które zgodnie z tym przepisem należało jej przekazać.

Jeśli dane osoby fizycznej wykorzystywane są w różnych celach przez poszczególne działy urzędu tego samego administratora to istnieje możliwość sporządzenia jednej kompleksowej klauzuli informacyjnej zawierającej informacje o wszystkich celach, podstawach prawnych, okresach przechowywania danych itd. albo kilku oddzielnych informacji w ramach poszczególnych wydziałów. Okoliczność, że dana osoba uzyska klauzulę z jednego działu nie oznacza, że administrator zostaje zwolniony z obowiązku informacyjnego w razie przetwarzania danych przez inne działy (skoro przetwarzają one dane w innych celach i na innych podstawach prawnych). Oczywiście informacja może być skrócona tylko do tych zagadnień, które w informacji pochodzącej od innych wydziałów nie zostały ujęte z racji specyfiki procesów przetwarzania danych.