ZFŚS a RODO – jak zapewnić ochronę danych osobowych beneficjentów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

ZFŚS a RODO - pracodawca administratorem danych osobowych

Środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych administruje pracodawca (art. 11 ustawy o ZFŚS). Oznacza to, że sam pracodawca staje się administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach funduszu. Kwestia ta nie budzi większych wątpliwości.

Istnieje jednak możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez więcej niż jednego pracodawcę. Pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. W takim przypadku każdy z pracodawców zachowuje status administratora danych osobowych. Dochodzi przy tym do współadministrowania danymi. W konsekwencji pomiędzy pracodawcami nie są zawierane umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Przeczytaj także: Wspólna działalność socjalna – kto ma status administratora.

Obsługa ZFŚS przez CUW – czy konieczne powierzenie przetwarzania

W szkołach i placówkach oświatowych możliwe jest także powołanie wspólnej służby socjalnej powołanej do gospodarowania ZFŚS (art. 53 ust. 4 Karty Nauczyciela). Najczęściej polega to na przypisaniu kompetencji w zakresie administrowania funduszami poszczególnych szkół innej jednostce samorządowej np. Centrum Usług Wspólnych. W takim przypadku CUW ma status procesora i zasadne jest zawarcie pomiędzy szkołami i placówkami a taką jednostką umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Więcej na ten temat w artykule: Wspólna obsługa CUW – czy konieczna umowa powierzenia przetwarzania danych.