Przetwarzanie danych emerytów w ramach ZFŚS - czy jest potrzeba ich zgoda

Tematykę uzyskiwania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (Fundusz) reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Artykuł 8 ust. 1 tej ustawy nakazuje uzależniać przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Niestety nie znajdziemy w tym przepisie wskazówki co do tego, czy i jakich konkretnie informacji pracodawca może żądać od osoby uprawnionej do świadczeń. Zgodnie ze stanowiskiem GIODO to regulamin Funduszu powinien wskazywać, jakich dokumentów może żądać pracodawca.

Co więc zrobić gdy informacje, których pracodawca może żądać na podstawie regulaminu, zawierają dane osobowe uprawnionych lub ich rodzin? Często uprawniony zasłania się przed koniecznością dostarczenia tych informacji, argumentując to względami ochrony danych osobowych czy nawet ochroną dóbr osobistych. Podtrzymuje przy tym swoje roszczenie o dokonanie wypłaty świadczenia z Funduszu.

Jak zauważył Sąd Najwyższy w wyroku z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/2001) pracodawca nie naruszy dóbr osobistych pracownika, jeżeli zobowiąże go do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy, pod warunkiem że podstawę do żądania przedstawienia takiego dokumentu zawarł w regulaminie Funduszu.

Z kolei podstawę do przetwarzania danych osobowych uprawnionego do świadczeń z Funduszu (pracownika, emeryta, rencisty) stanowi art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z tym przepisem przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne m.in. wówczas gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Takim przepisem prawa jest właśnie art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Podanie takich informacji (danych osobowym) jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem uprawnionego do świadczeń z Funduszu. Oznacza to, że nie jest on zobligowany do ich przekazania pracodawcy, może więc odmówić ich przedstawienia, np. w sytuacji gdy obawia się, że pracodawca nienależycie chroni przetwarzane przez siebie dane osobowe. Musi jednak liczyć się z negatywnymi konsekwencjami takiego czynu. Pracodawca nie posiadając informacji umożliwiających mu określenie np. poziomu wysokości dopłaty, jest uprawniony do odmowy udzielenia świadczenia.