Administratorem danych osobowych gromadzonych w związku z ZFŚS jest oczywiście pracodawca. Musi on zatem spełnić obowiązek informacyjny względem beneficjentów funduszu? Tak, choć nie w każdym przypadku. W wypełnianiu tego obowiązku przydatny może okazać się regulamin ZFŚS. Regulamin ten może bowiem zawierać ramowe klauzule informacyjne RODO.
Działalność socjalna prowadzona przez pracodawcę wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych — w zakresie niezbędnym do przyznania świadczenia socjalnego wynikającym z przepisów prawa pracy w tym ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wszak przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej beneficjenta (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). To zaś wymaga przetwarzania danych osobowych pracowników, ale też byłych pracowników (emerytów i rencistów) oraz członków ich rodzin. Przyznawanie świadczeń z ZFŚS może wiązać się także z przetwarzaniem danych wrażliwych dotyczących szeroko rozumianej sytuacji zdrowotnej.
Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby działalności socjalnej powinno odbywać się przez okres niezbędny do:
Właściwym postępowaniem jest wypełnienie obowiązku informacyjnego względem wnioskodawcy zgodnie z art. 13 RODO. Przy czym nie ma przeciwwskazań i jest to wręcz rekomendowane, aby kwestia wypełnienia przez administratora obowiązku informacyjnego na potrzeby prowadzonej działalności socjalnej była unormowana w regulaminie ZFŚS
Regulamin ZFŚS może zawierać ramowe klauzule informacyjne w zależności od tego, w jaki sposób dane osobowe na potrzeby ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej są pozyskiwane.
Kiedy administrator może zrezygnować z obowiązku informacyjnego wobec osób korzystających z ZFŚS
Natomiast w przypadku członków rodziny możliwa jest rezygnacja z obowiązku informacyjnego. Warto zacytować tu stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
„Zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. c. RODO, administrator jest zwolniony ze spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem (przepisami prawa UE lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator), przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS. Wobec tego w takim przypadku można zasadnie rozważać skorzystanie ze wskazanego w art. 14 ust. 5 lit. c RODO zwolnienia".
Przeczytaj także: Jak sporządzić i komu przekazać klauzulę informacyjną ZFŚS
Zapraszamy na webinar prowadzony w konwencji warsztatowej z wykorzystaniem praktycznych przykładów, pytań i odpowiedzi. Dedykowany jest zarówno do osób początkujących, rozpoczynających lub pełniących funkcję IOD od niedawna, jak również do osób pragnących ugruntować posiadaną wiedzę w zakresie odpowiedniego nadzoru przestrzegania zasad i przepisów z zakresu ochrony danych osobowych w organizacji.
© Portal Poradyodo.pl