dane pracownika
Oświadczenie czy zaświadczenie, czyli jak pobierać dane od pracowników
Pozyskiwanie danych osobowych od kandydata do zatrudnienia i pracownika wymaga odbierania od niego różnego rodzaju dokumentów. Kiedy należy przyjąć zaświadczenie lub inny dokument zewnętrzny, a kiedy wystarczy oświadczenie? To dość istotna kwestia. Rozstrzygniemy ją w odniesieniu do różnych przypadków.
Najpierw oświadczenie, potem zaświadczenie
Gdy pozyskujemy dane osobowe od pracownika lub kandydata do zatrudnienia, powinniśmy stosować następujące zasady.
- W pierwszej kolejności żądaj udostępnienia danych osobowych w formie oświadczenia osoby, której dotyczą dane.
- Żądaj zaświadczenia lub innego dokumentu zewnętrznego tylko:
- jeżeli jest to konieczne to potwierdzenia danych wskazanych w oświadczeniu, lub
- jeżeli przewiduje to przepis prawa.
Jakie dane osobowe mogą być pozyskiwane od kandydata do zatrudnienia i pracownika? Odpowiedź znajdziesz tutaj>>
Oświadczenie w postaci kwestionariusza osobowego już na etapie rekrutacji
Pierwszym krokiem pracodawcy powinno być żądanie oświadczenia sporządzonego przez daną osobę. Dotyczy to także procesu rekrutacji. W procesie tym kandydat do pracy przesyła potencjalnemu pracodawcy informacje niezbędne do podjęcia dalszych czynności.
W praktyce pracodawcy korzystają w takiej sytuacji z różnego rodzaju kwestionariuszy osobowych. Nie ma jednak jednego wiążącego wzoru takiego kwestionariusza. Dlatego zalecana jest tu szczególna ostrożność. Wiele ze wzorów kwestionariuszy powstało jeszcze przed wejściem w życie RODO i nowelizacji Kodeksu pracy. Korzystanie z nich może doprowadzić do pozyskania danych nadmiarowych.
Najlepiej przygotować własny wzór kwestionariusza osobowego. Warto przy tym skorzystać z formularza dostępnego w Portalu PoradyODO.
Przepisy nie regulują formy kwestionariusza osobowego. Dane mogą więc zostać przekazane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznie.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- kiedy pozyskać oświadczenie, a kiedy zaświadczenie od kandydata do zatrudnienia i pracownika,
- w jakich przypadkach zaświadczenie może być pozyskane na podstawie przepisów prawa,
- kiedy zaświadczenie może służyć do potwierdzenia określonych faktów
- gdzie przechowywać oświadczenia i zaświadczenia.
