Oświadczenie czy zaświadczenie, czyli jak pobierać dane od pracowników

Najpierw oświadczenie, potem zaświadczenie

Gdy pozyskujemy dane osobowe od pracownika lub kandydata do zatrudnienia, powinniśmy stosować następujące zasady.

1. W pierwszej kolejności żądaj udostępnienia danych osobowych w formie oświadczenia osoby, której dotyczą dane.
2. Żądaj zaświadczenia lub innego dokumentu zewnętrznego tylko:

• jeżeli jest to konieczne to potwierdzenia danych wskazanych w oświadczeniu, lub
• jeżeli przewiduje to przepis prawa.

Jakie dane osobowe mogą być pozyskiwane od kandydata do zatrudnienia i pracownika? Odpowiedź znajdziesz tutaj>>

Oświadczenie w postaci kwestionariusza osobowego już na etapie rekrutacji

Pierwszym krokiem pracodawcy powinno być żądanie oświadczenia sporządzonego przez daną osobę. Dotyczy to także procesu rekrutacji. W procesie tym kandydat do pracy przesyła potencjalnemu pracodawcy informacje niezbędne do podjęcia dalszych czynności.

W praktyce pracodawcy korzystają w takiej sytuacji z różnego rodzaju kwestionariuszy osobowych. Nie ma jednak jednego wiążącego wzoru takiego kwestionariusza. Dlatego zalecana jest tu szczególna ostrożność. Wiele ze wzorów kwestionariuszy powstało jeszcze przed wejściem w życie RODO i nowelizacji Kodeksu pracy. Korzystanie z nich może doprowadzić do pozyskania danych nadmiarowych.

Najlepiej przygotować własny wzór kwestionariusza osobowego. Warto przy tym skorzystać z formularza dostępnego w Portalu PoradyODO.

Przepisy nie regulują formy kwestionariusza osobowego. Dane mogą więc zostać przekazane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznie.