Grupowe ubezpieczenie dla pracowników – czy podpisywać umowę powierzenia z ubezpieczycielem

Powierzenie przetwarzania danych osobowych to jeden z dwóch, obok udostępnienia, sposobów uprawnienia innego podmiotu do przetwarzania danych osobowych, które ma administrator danych. Firma, której dane te zostały przekazane przez jej pracowników, może przekazać dane osobowe innemu podmiotowi. Powierzenie przetwarzania danych osobowych pozwala w łatwy i szybki sposób uprawnić do przetwarzania danych osobowych podmioty, które normalnie nie mogłyby tego robić. Podmiot, któremu dane zostały powierzone do przetwarzania, jest nazywany ogólnie procesorem.

Umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych powinna być zawarta w formie pisemnej, RODO dopuszcza także formę elektroniczną. W treści umowy zawsze trzeba wskazać przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora oraz pozostałe kwestie wyliczone w art. 28 ust. 3 RODO.

Umowa powierzenia powinna być zawarta, gdy administrator danych chce upoważnić do korzystania z posiadanych przez siebie danych osobowych inny podmiot w określonych celach.

Jeżeli więc ubezpieczyciel ma pozyskiwać dane osobowe pracowników nie bezpośrednio od nich, ale od pracodawcy, to taka umowa powinna zostać zawarta. Natomiast w przypadku gdy ubezpieczyciel miałaby pozyskiwać dane osobowe bezpośrednio od pracowników, to nie będzie procesorem (nie będzie potrzeby zawierania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych) – będzie samodzielnym administratorem danych pracowników.