Usuwanie danych byłego pracownika - sprawdź, kiedy nie musisz tego robić

Jeszcze przed zatrudnieniem pracodawca zgodnie z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy może zażądać od kandydata następujących danych osobowych:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę rodzenia (pracownika),
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Udostępnienie wskazanych wyżej danych osobowych następuje w formie oświadczenia kandydata (składanego w formie specjalnego kwestionariusza osobowego), choć należy zaznaczyć, że pracodawca może zażądać udokumentowania danych osobowych zawartych w oświadczeniu. To jednak nie wszystko. Oprócz tego pracodawca może zażądać od kandydata:

• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania danej pracy,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

W związku z tym pracodawca przetwarza dane osobowe zawarte w tych dokumentach w celu zatrudnienia kandydata.

Już po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca ma prawo zażądać od pracownika podania:

• innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);
• innych danych osobowych niż określone wyżej jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Dane osobowe znajdujące się w wymienionych dokumentach, są przechowywane w aktach osobowych pracowników, które pracodawca musi prowadzić przez cały okres zatrudnienia. Pracodawca ma bowiem obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W zależności od rodzaju dokumentacji wytworzonej w związku z zatrudnianiem pracownika, obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie jej przechowywania przez okres do 50 lat od zakończenia pracy przez pracownika. Zgodnie bowiem z art. 16b ust 2 pkt. 6 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentację osobową i płacową pracownika przechowuje się nie tylko przez cały okres zatrudnienia ale także przez 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy.

Nietrudno zauważyć, że zarówno przed jak i po zatrudnieniu pracodawca pozyskuje dane osobowe pracownika w bardzo szerokim zakresie. Co dzieje się z tymi danymi, gdy stosunek pracy pracownika ulegnie ustaniu (wyłączając przypadki wygaśnięcia stosunku pracy wskutek śmierci pracownika)? Jak już wskazano, obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Były pracownik jako podmiot danych z różnych względów może jednak nie być zainteresowany tym aby jego były pracodawca był nadal w posiadaniu dokumentacji wytworzonej przed i podczas zatrudnienia, która zawiera dane osobowe na poszczególnych etapach współpracy. Rodzi się wówczas pytanie, czy może skorzystać z tego uprawnienia.

Przesłanki skorzystania z uprawnienia do bycia zapomnianym reguluje art. 17 RODO, który reguluje prawo do usunięcia danych, w tym niezbędne warunki jakie powinny być w tym względzie zachowane. Na czym polega to uprawnienie? Otóż osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do żądania od administratora danych osobowych niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe.

Administrator danych osobowych ma obowiązek realizacji żądania podmiotu danych w przypadku, gdy ziści się jedna z poniższych przesłanek:

• dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
• osoba której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a lub art 9 ust. 2 lit. a RODO i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• osoba której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawne uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba której dane dotyczą  wnosi sprzeciw na mocy art 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania,
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
• dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie UE lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator,
• dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego.

W kontekście byłego pracownika należy rozważyć pierwszą z ww. przesłanek, a mianowicie zbędność danych osobowych w kontekście celów dla jakich zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane. Chcąc skorzystać z prawa do bycia zapomnianym, były pracownik może bowiem uznać, iż dane osobowe przekazywane na etapie zatrudniania i posiadania statusu pracownika były przekazywane w konkretnym celu - na potrzeby zatrudnienia. Skoro zatem cel przekazania danych jakim jest pełnienie pracy na podstawie stosunku pracy stał się nieaktualny w związku z ustaniem zatrudnienia – przykładowo w związku z wypowiedzeniem umowy lub jej rozwiązaniem wraz z upływem na jaki była zawarta, to skorzystanie z prawa do bycia zapomnianym w pierwszym odruchu wydaje się być jak najbardziej możliwe. Nie jest to jednak słuszne zapatrywanie, co oznacza, że pracownik nie może żądać bycia zapomnianym na wskazanej podstawie.

W istocie dane osobowe, które znajdują się w szeroko rozumianej dokumentacji pracowniczej zostały zebrane dla celów związanych ze stosunkiem pracy, czyli były niezbędne dla nawiązania współpracy oraz jej kontynuowania. Jednak  dokumentacja wytworzona w ramach zatrudnienia na podstawie Kodeksu pracy oraz wszelkich pozostałych regulacji z zakresu prawa pracy jest dokumentacją szczególnego rodzaju. Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentacji wytworzonej w procesie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy nie przewidują możliwości przechowywania owej dokumentacji w taki sposób, aby jednocześnie były pracownik miał zachowane prawo do usunięcia danych. Trudno bowiem jednocześnie zachować wymóg przechowywania dokumentacji w sposób kompletny, w warunkach gwarantujących jej bezpieczeństwo i jednocześnie zrealizować prawo byłego pracownika do bycia zapomnianym. W przypadku gdyby pracodawca spełnił żądanie byłego pracownika i usunął jego dane osobowe z przechowywanej dokumentacji, wówczas naraziłby się na zarzut niedopełnienia obowiązków związanych z prawidłowym i kompletnym przechowywaniem dokumentów wytworzonych w procesie zatrudniania, jak i zatrudnienia – a w konsekwencji na grzywnę ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy powyższe oznacza, że były pracownik nigdy nie może skorzystać z prawa do bycia zapomnianym? Na tak postawione pytanie należy odpowiedzieć przecząco. Żądanie to powinno być zrealizowane w takim zakresie, w jakim pracodawca nie ma prawnego obowiązku przetwarzania danych byłego pracownika.

1. Były pracownik nie może skorzystać względem pracodawcy z uprawnienia do bycia zapomnianym w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator.
2. Jako że pracodawca podlegający prawodawstwu krajowemu ma na jego podstawie obowiązek przechowywania szeroko rozumianej dokumentacji pracowniczej, nie można uznać, że były pracownik ma skuteczne prawo dochodzenia usunięcia danych w niej zawartych. W takim przypadku obowiązek przechowywania dokumentów zawierających komplet danych będzie miał charakter nadrzędny nad prawem byłego pracownika do „bycia zapomnianym”.
3. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien odmówić realizacji żądania byłego pracownika usunięcia jego danych osobowych z przechowywanej dokumentacji pracowniczej.
4. W zakresie, w jakim pracodawca nie ma prawnego obowiązku przetwarzania danych osobowych byłego pracownika, powinien on respektować uprawnienie podmiotu danych do bycia zapomnianym.