Transfer danych pomiędzy wydziałami urzędu

Administratorem danych osobowych jest w myśl art. 4 pkt 7 RODO osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. W przypadku podmiotów publicznych kwestia posiadania statusu administratora danych rozstrzygana jest w przepisach prawa przyznających tym podmiotom określone kompetencje lub nakładających na nie określone zadania publiczne.

W przypadku podmiotów sektora publicznego o celach i środkach przetwarzania danych stanowią bowiem zasadniczo przepisy prawa. Przepisy prawa rozstrzygają zatem czy dany podmiot (organ publiczny, jednostka samorządu, jednostka organizacyjna) posiada status administratora w stosunku do danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją powierzonych ustawowo zadań.

Przekazywanie danych w urzędzie może mieć zatem charakter:

• przekazania danych w ramach struktury organizacyjnej administratora danych,

• przekazania danych między różnymi administratorami danych.

W pierwszym przypadku  należy mieć na uwadze, że  osobami dopuszczonymi do przetwarzania danych są oprócz administratora danych także m. in. osoby upoważnione działające na polecenie administratora. Upoważnieni pracownicy organu administracji posiadają dostęp do danych osobowych zgromadzonych przez organ - administratora danych jedynie w zakresie wynikającym z nadanych im upoważnień. Pracownik administratora chcąc uzyskać dostęp do danych osobowych poza zakresem nadanego mu upoważnienia powinien legitymować się jedną z przesłanek legalności przetwarzania danych.

Natomiast w drugim przypadku (gdy przekazanie danych następuje pomiędzy dwoma administratorami danych) przede wszystkim każdy z administratorów danych powinien legitymować się własną podstawą prawną do przetwarzania (udostępnienia) danych osobowych.