Administrator Danych Osobowych

Jak określić status administratora danych w złożonej strukturze jednostki

Jak określić status administratora danych w złożonej strukturze jednostki

Określenie statusu administratora danych w ramach rozbudowanych struktur organizacyjnych to jedno z kluczowych zadań inspektora ochrony danych. Błędne przypisanie roli ADO lub nieuprawnione zawarcie umowy powierzenia może skutkować poważnym naruszeniem ochrony danych i obowiązkiem zgłoszenia incydentu do PUODO. Dowiedz się, jak prawidłowo ustalić administratora w jednostkach organizacyjnych i jakie działania podjąć w razie nieprawidłowości.

Korzyści 
  • Status administratora danych w jednostkach organizacyjnych zależy od faktycznego decydowania o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych pracowników, klientów czy kontrahentów. 
  • W praktyce pojawia się problem zawierania umów powierzenia przetwarzania danych. Jeżeli dyrekcja generalna nie ma formalnego umocowania (np. pełnomocnictwa) do działania w imieniu wszystkich jednostek, nie może zawrzeć takiej umowy. W przeciwnym razie dochodzi do nieuprawnionego udostępnienia danych osobowych, co stanowi naruszenie ochrony danych i może zostać zakwalifikowane jako incydent wymagający zgłoszenia do Prezesa UODO.
  •   Skutki błędnego przypisania roli administratora obejmują konieczność oceny ryzyka i wdrożenia procedury zgłoszenia incydentu bezpieczeństwa do organu nadzorczego. Każda jednostka, będąca administratorem danych osobowych, musi samodzielnie analizować naruszenia i zapewnić zgodność z art. 33 RODO.
Czy Inspektor Ochrony Danych może nadawać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?

Czy Inspektor Ochrony Danych może nadawać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?

Inspektor Ochrony Danych pełni kluczową rolę w zapewnieniu zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami RODO. Jego rola powinna koncentrować się na nadzorze, doradztwie oraz opiniowaniu procesów związanych z upoważnieniami, aby zagwarantować ich zgodność z obowiązującym prawem i uniknąć konfliktu interesów. A jak wygląda kwestia nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych? Na kim spoczywa odpowiedzialność za tego rodzaju czynności – administratorze danych osobowych czy może inspektorze ochrony danych?

Korzyści 
  • Nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych to zadanie wyłącznie administratora danych lub osoby wyraźnie przez niego umocowanej, a nie Inspektora Ochrony Danych (IOD) ani jego zastępcy. 
  • Rola IOD powinna ograniczać się do nadzoru, doradztwa i opiniowania zgodności treści upoważnień z przepisami prawa, aby uniknąć konfliktu interesów oraz zapewnić niezależność funkcji IOD. 
  • Zaleca się uregulowanie w dokumentach wewnętrznych organizacji (np. polityce bezpieczeństwa danych) podziału kompetencji między administratorem a IOD oraz aktualizację procedur zgodnie z wytycznymi UODO.
e1d372e849a715872393eed30c3dd24f23185c57-xlarge (2)

Czy kancelaria prawna musi zawrzeć umowę powierzenia danych z klientem?

Pytanie:  Kancelaria prawna chce podpisać umowę na usługi prawne z zakładem komunikacji. Czy konieczne jest także podpisanie umowy powierzenia danych osobowych.
Czy dane zbierane w IPN podlegają RODO? Prezes UODO wnioskuje o uchwałę NSA

Czy dane zbierane w IPN podlegają RODO? Prezes UODO wnioskuje o uchwałę NSA

Czy dane osobowe przetwarzane przez Instytut Pamięci Narodowej podlegają przepisom o ochronie danych osobowych? Rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych skłoniły Prezesa UODO do wystąpienia z wnioskiem o uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego. Kluczowe znaczenie ma interpretacja art. 71 ustawy o IPN. Sprawdź, co może się zmienić i jakie znaczenie ma to dla administratorów danych.

4a49e54d8df68248e80c47a9b4b6a9ac907c407a-xlarge (59)

Podmiot przetwarzający musi współpracować z administratorem danych osobowych w kwestii zabezpieczeń

Odpowiedzialność za zastosowanie odpowiednich środków mających zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych rozciąga się na wszystkie podmioty uczestniczące w procesach przetwarzania danych osobowych. Dlatego podmiot przetwarzający, w oparciu o aktualne postanowienia umowy powierzenia, a także w oparciu o aktualne przepisy i wiedzę techniczną, powinien sprawdzać na bieżąco, czy świadcząc swe usługi, stosuje adekwatne rozwiązania. Tak wynika z jednej z decyzji UODO, która dotyczyła ataku hakerskiego.

Korzyści 

Za artykułu dowiesz się m.in.:

  • Podmiot przetwarzający musi współpracować z administratorem danych osobowych (ADO) w zakresie zabezpieczeń, weryfikując, czy stosowane środki techniczne i organizacyjne zapewniają odpowiednie bezpieczeństwo danych. Niedopatrzenia, takie jak brak analizy ryzyka i niewłaściwe zabezpieczenia serwera, mogą prowadzić do kar finansowych, jak pokazuje decyzja UODO w sprawie ataku hakerskiego.


  • Podmiot przetwarzający powinien aktywnie wspierać ADO, m.in. informując o podatnościach w systemach czy rekomendując aktualizację zabezpieczeń. Jego odpowiedzialność wynika z umowy powierzenia i RODO, a zaniechanie pomocy lub brak odpowiednich działań prewencyjnych może skutkować karami.

  • Umowa powierzenia powinna być regularnie aktualizowana, uwzględniając zmiany technologiczne i ryzyka. Podmiot przetwarzający musi udostępniać ADO niezbędne informacje, ułatwiając audyty i kontrole, a także potwierdzać posiadanie odpowiednich zasobów oraz wiedzy technicznej w celu spełnienia wymogów RODO.

4d3585e53b92f7efac98b6b638ac481ec306feff-xlarge

Jak stosować Akt w sprawie AI, czyli wytyczne dla administratorów danych osobowych

Obecnie czekamy na oficjalne uchwalenie ostatecznej wersji przepisów europejskiego Aktu o sztucznej inteligencji. Akt ten ma wpływ na sposób wykonywania obowiązków w zakresie przetwarzania danych osobowych zarówno przez twórców rozwiązań z zakresu sztucznej inteligencji (AI) jak i użytkowników takich rozwiązań, zwłaszcza firm, które swoją działalność choćby częściowo o takie rozwiązania oprą.

bbd6acf5be5bfdd91cac8ac5e384589e8e411fc9-xlarge (1)

Weterynarz jako administrator danych osobowych

Pytanie:  Gmina zawiera umowę z weterynarzem. Dotyczy ona m.in. trwałego elektronicznego znakowania psów. W ramach tej umowy weterynarz ma wprowadzać dane właścicieli psów do bazy danych „Safe Animal”. Czy weterynarz jest odrębnym administratorem danych osobowych, który musi spełnić obowiązek informacyjny względem właścicieli zwierząt?
94ed09fa9f0186f04ef316bf6c9e596f57175853-xlarge (1)

Dodatek węglowy – czy konieczne powierzenie przetwarzania danych innemu organowi

Zasadniczo wnioski o wypłatę dodatku węglowego rozpoznaje wójt, burmistrz lub prezydent miasta. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie upoważnieniu w tym zakresie innego organu. Czy należy wówczas zawrzeć z tym organem umowę powierzenia przetwarzania danych? Czy też staje się on odrębnym administratorem? Wyjaśnienie w artykule.

zagrożenie nuklearne

Dystrybucja jodku potasu – kto ma status ADO

Pytanie:  Urząd gminy organizuje transport i dystrybucję jodku potasu. W związku z tym przetwarzane są dane osobowe w związku z tymi czynnościami m.in. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania oraz wieku z wyodrębnieniem kobiet w ciąży i karmiących. Dane te są przekazywane Państwowemu Powiatowemu Inspektorowi Sanitarnemu. Kto jest administratorem tych danych osobowych?
Wskazanie administratora danych osobowych

Jak prawidłowo wskazać w dokumentacji administratora danych osobowych

Pytanie:  Czy w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej we wszystkich dokumentach (zwłaszcza w klauzulach informacyjnych) jako administratora można podać firmę? Czy też bezpiecznej jest użyć zwrotu: „Administratorem Państwa danych jest Jan Kowalski prowadzący działalność pod firmą XXXX"? 
stypendia socjalne

Stypendia socjalne – kto administratorem danych uczniów

Pytanie:  Rada gminy uchwałą wprowadziła regulamin o udzielaniu pomocy materialnej o charakterze socjalnym (stypendiów socjalnych) dla uczniów. Realizacją tego zadania zajmuje się jednostka powołana przez gminę do obsług szkół, tzw. Gminny Zespół Obsługi Szkół, który przyjmuje wnioski o przyznanie stypendiów. Kto jest w związku z tym administratorem danych osobowych uczniów?
monitoring

Monitoring targowiska miejskiego – kto jest administratorem danych

Pytanie:  Targowisko miejskie jest prowadzone przez spółkę komunalną. Jednym z zadań spółki powierzonych uchwałą rady miejskiej jest właśnie prowadzenie takiego targowiska. Czy administratorem danych osobowych z monitoringu targowiska jest ta spółka?
staż uczniowski

Staż uczniowski – kto ma status ADO

W ramach stażu uczniowskiego dochodzi do przekazania danych osobowych przez szkołę podmiotowi przyjmującemu na staż. Kto w takiej sytuacji pełni rolę administratora danych osobowych. Wyjaśnienie w artykule.

rada młodzieżowa

Rada seniorów i rada młodzieżowa w gminie – czy są one administratorami

Pytanie:  Jaki jest status rady seniorów lub rady Młodzieżowej w gminie? Czy są one administratorami danych osobowych?
uczelnia

Administrator danych osobowych na prywatnej uczelni

Pytanie:  Kto jest administratorem danych osobowych na prywatnej uczelni?

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 

Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

© Portal Poradyodo.pl

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x