Jak długo przechowywać dane osobowe pracowników w związku z przeprowadzonym szkoleniem bhp

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 5 kwietnia 2019
Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP
Pytanie:  Przeprowadzenie szkolenia bhp przez firmę zewnętrzna wymaga zawarcia umowy powierzenia. Szkolenie takie trwa tylko 1 dzień. Jak długo należy przechowywać dokumentację ze szkolenia zawierającą dane osobowe?
Odpowiedź: 

Dokumentacja związana ze szkoleniem bhp powinna być przechowywana przez okres ważności szkolenia, któremu byli poddawani pracownicy. Ponieważ przechowywanie dokumentacji wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników przeszkolonych, należy uznać, że umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych będzie aktualna wraz z okresem ważności szkoleń jakim pracownicy byli poddani. W braku szczególnych przepisów, które regulują omawiane zagadnienie, warto stosowne postanowienie w zakresie okresu obowiązywania umowy umieścić w jej treści.

Nie obędzie się bez szkolenia bhp

Zasadą jest, że nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do wykonywania której nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności jak również dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp. Obowiązkiem pracodawcy jest zatem zapewnienie przeszkolenia pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie zapewnia pracownikom zaznajomienie się z czynnikami środowiska pracy mogącymi wywoływać zagrożenia. Uczestnicy szkolenia poznają ponadto przepisy oraz zasady bhp niezbędne do wykonywania danej pracy oraz umiejętności bezpiecznego wykonywania umówionych zadań. Wstępne szkolenie bhp obejmuje tzw. instruktaż ogólny oraz szkolenie wstępne na stanowisku pracy – zwane instruktażem stanowiskowym.

Uwaga

Zgodnie z § 5 rozporządzenia MGiP z 27 lipca 2004 r. pracodawca organizujący i prowadzący szkolenie oraz jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, zwani "organizatorami szkolenia", zapewniają w szczególności właściwy przebieg szkolenia oraz prowadzenie dokumentacji w postaci między innymi dzienników zajęć oraz rejestru wydanych zaświadczeń.

Przechowywanie danych przez okres ważności szkolenia

W przypadku gdy pracodawca kierując pracowników na szkolenie posiłkuje się zewnętrzną jednostką szkoleniową, stosowane są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w niezbędnym zakresie na potrzeby szkolenia, w tym sporządzenia niezbędnej dokumentacji. Sam proces szkolenia trwa krótko – nie oznacza to, że tak samo krótko będzie trwał okres przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji. W braku szczególnych regulacji dotyczących okresu obowiązywania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych na potrzeby szkolenia bhp można przyjąć, iż okres jej ważności jest sprzężony z okresem w jakim zasadne jest przechowywanie dokumentacji ze szkoleń bhp. Przyjmuje się, że dokumentacja związana z prowadzeniem szkoleń powinna być przechowywana – w tym dostępna na wypadek kontroli przez okres ważności szkolenia któremu byli poddawani pracownicy. Tym samym można przyjąć, że konkretna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych będzie obowiązywała przez okres, w którym będą przetwarzane dane w związku z koniecznością przechowywania dokumentów wygenerowanych na potrzeby szkolenia bhp.

Podstawa prawna: 
Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x