RODO pracowników z Ukrainy – 9 wskazówek dla pracodawcy
Pracownicy z Ukrainy korzystają z ochrony ich danych osobowych w takim samym zakresie, jak osoby obywatelstwa polskiego. Obowiązują więc ograniczenia w zakresie przetwarzania ich danych osobowych. Co więcej, pracodawca ma względem tych osób obowiązki jak w przypadku każdych innych podmiotów danych. Sprawdź, jakie.
Obywatel Ukrainy podlega RODO w pełnym zakresie
RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w związku z działalnością prowadzoną przez jednostkę organizacyjną administratora lub podmiotu przetwarzającego w UE (art. 2 ust. 1). Oznacza to, że RODO należy stosować względem obywateli Ukrainy przebywających w Polsce. To, czy ich pobyt jest legalny, a także czy mają numer PESEL, nie ma tu żadnego znaczenia.
Możesz przetwarzać dane w zakresie nie węższym niż w przypadku pozostałych pracowników
Zakres danych osobowych, jakie należy pozyskiwać od kandydata do zatrudnienia i pracownika z Ukrainy, reguluje art. 221 Kodeksu pracy. Wynika z tego, że pracodawca może pozyskiwać dane osobowe wskazanych osób w co najmniej takim zakresie, jak w przypadku pracowników z polskim obywatelstwem. Przy czym, jako że zatrudnienie obywatela Ukrainy wymaga spełnienia dodatkowych formalności, zakres ten będzie zwykle szerszy niż w przypadku pracowników obywatelstwa polskiego (zob. niżej).
Musisz wybrać właściwą podstawę przetwarzania
To oznacza, że podstawowym obowiązkiem administratora jest wybór właściwej podstawy przetwarzania danych. Ogólnie rzecz ujmując, będą to takie same podstawy, jak w przypadku obywateli polskich. Pracodawca powinien więc przeanalizować każdy konkretny przypadek i wybrać adekwatną podstawę przetwarzania.
Podstawa przetwarzania – czasem trzeba odwołać się do specustawy
Przy czym mogą tu wystąpić pewne odrębności z uwagi na konieczność wykonania dodatkowych obowiązków np. w związku z rejestracją pracownika.
Przykład
Pracodawca chce zatrudnić pracownika z Ukrainy. Jest to osoba, której legalny pobyt opiera się na rejestracji wjazdu przez Straż Graniczną. Po zatrudnieniu takiej osoby obowiązkiem pracodawcy jest zgłoszenie jej do Powiatowego Urzędu Pracy za pośrednictwem serwisu praca.gov.pl. W zgłoszeniu należy przekazać następujące dane osobowe:
- imię (imiona) i nazwisko,
- data urodzenia,
- płeć,
- obywatelstwo,
- rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo, w którym wydano ten dokument,
- numer PESEL — o ile został nadany.
Dane te musi więc pozyskać na etapie zatrudniania pracownika. Podstawę przetwarzania (w takim zakresie, w jakim te dane nie są wymienione w art. 221 § 1 i 3 Kodeksu pracy stanowi wówczas art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22 ust. 1-3 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Przetwarzanie następuje wówczas w realizacji obowiązku prawnego administratora polegającego na zawiadomieniu o zatrudnieniu obywatela Ukrainy.
Jednak podstawą przetwarzania danych osobowych obywatela Ukrainy będzie nie tylko realizacja obowiązku prawnego.
Przykład
Pracownik z Ukrainy przysłał swoje CV do pracodawcy. W CV znajduje się jego zdjęcie, choć pracodawca o to nie prosił. W takim przypadku podstawą przetwarzania wizerunku obywatela Ukrainy jest jego zgoda wyrażona poprzez działanie potwierdzające. Tym działaniem jest złożenie CV ze zdjęciem. Wszak zgoda nie musi przybierać wyłącznie formy oświadczenia.
Spełnij obowiązek informacyjny, tak aby pracownik zrozumiał komunikat
Prawdą jest, że na terenie Polski językiem urzędowym jest język polski. Wynika to przecież z ustawy o języku polskim. Z drugiej strony RODO jest przecież aktem nadrzędnym względem ustaw. Z rozporządzenia unijnego wynika zaś, że informacje dotyczące przetwarzania powinny być przekazane w:
- zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie,
- jasnym i prostym językiem.
Obywatel Ukrainy powinien więc rozumieć treść informacji o przetwarzaniu jego danych osobowych.
To oznacza, że klauzula informacyjna powinna być sporządzona w języku zrozumiałym dla odbiorcy np. ukraińskim.
Z drugiej strony nie zawsze musi być to język ukraiński. Wszak pracownik może również władać językiem rosyjskim, angielskim, a także polskim. Treść klauzuli należy więc dostosować do jego umiejętności językowych.
Powyższe dotyczy każdej klauzuli informacyjnej przekazywanej kandydatowi do zatrudnienia i pracownikowi z Ukrainy, a więc nie tylko w związku z rekrutacją, ale także dotyczące:
- stosowania monitoringu (w tym także np. poczty elektronicznej),
- przetwarzania wizerunku,
- funduszu socjalnego.
Pobierz wzory klauzul informacyjnych:
Niebawem opublikujemy tłumaczenia tych dokumentów na język ukraiński.
Przetłumacz także inne dokumenty
Tłumaczenia wymagają także niektóre inne dokumenty. Wymaga tego z pewnością umowa o pracę. Konieczne jest także tłumaczenie innych dokumentów:
- potwierdzenia przetwarzania danych z art. 15 RODO,
- upoważnienia do przetwarzania danych (dzięki temu pracownik będzie wiedział, w jakim zakresie może przetwarzać dane osobowe w ramach swoich obowiązków służbowych),
- zapytania oraz oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie danych (obowiązuje wymóg zrozumiałej i łatwo dostępnej formy, a także jasnego i prostego języka),
- komunikaty o naruszeniu ochrony danych kierowane do podmiotów danych.
W przypadku tych dokumentów obowiązuje bowiem wymóg zrozumiałej i łatwo dostępnej formy, a także jasnego i prostego języka.
Warto również przetłumaczyć informacje dotyczące realizacji praw podmiotów danych. Nie jest to wprawdzie wymagane prawem, ale warto, by pracownik rozumiał, czy jego uprawnienie zostało zrealizowane.
W tłumaczeniach użyj cyrylicy
Jeżeli klauzula informacyjna lub inny dokument ma być tłumaczona na język ukraiński lub ukraiński, to tłumaczenie powinno być kompleksowe. Błędem jest wówczas dokonywanie transkrypcji na alfabet łaciński. Należy użyć cyrylicy.
Zaktualizuj RCPD
Jeżeli pracodawca prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych, to powinien sprawdzić jego aktualność. Wprawdzie obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników z Ukrainy np. zgłaszanie zatrudnienia do Powiatowego Urzędu Pracy mieszczą się w ramach szeroko pojętej czynności przetwarzania „zatrudnianie pracowników”. Nie ma więc konieczności dodawania nowej czynności. Nie wskazuje się też Powiatowego Urzędu Pracy jako odbiorcy danych osobowych.
Organy publiczne, które otrzymują dane osobowe w związku z danym postępowaniem, nie są odbiorcami i nie wskazuje się ich w rejestrze czynności przetwarzania danych.
Aktualizacji wymaga natomiast pozycja „kategorie danych osobowych”. Przetwarzane są tu bowiem dodatkowo takie dane jak:
- płeć,
- obywatelstwo,
- rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo, w którym wydano ten dokument.
Dane te należy wskazać w rejestrze.
Realizuj uprawnienia podmiotów danych
Skoro obywatele Ukrainy podlegają w pełnym zakresie RODO, to mają prawo do korzystania ze swoich uprawnień, takich jak:
- dostęp do danych,
- sprzeciw,
- ograniczenie przetwarzania,
- bycie zapomnianym,
- sprostowanie danych.
Uprawnienia te należy na bieżąco realizować, na takich samych zasadach jak w przypadku pracowników z polskim obywatelstwem.
Warto mieć na względzie, że dla obywateli Ukrainy przebywających w Polsce stworzono specjalny adres e-mail [email protected], pod którym mogą oni uzyskiwać informacje dotyczące ich praw jako podmiotów danych.
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) – art. 6, art. 7, art. 12 – art. 22, art. 29, art. 30, art. 34,
-
ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 1320) - art. 221,
- Jak zrealizować obowiązek informacyjny RODO mikroprzedsiębiorców
- RODO a KZP - zasady przetwarzania danych osobowych w kasie zapomogowo-pożyczkowej
- RODO w marketingu - ochrona danych osobowych przetwarzanych w celach marketingowych
- Kary za naruszenie RODO w Polsce - w jaki sposób ustala się ich wysokość
- Standardy ochrony małoletnich – przetwarzanie danych osobowych w zaświadczeniach o niekaralności
- Jak powinno wyglądać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
Wideo: Przegląd orzecznictwa (sierpień – listopad 2022 r.) – cz. III – decyzje zagranicznych organów nadzorczych
Poznaj najważniejsze orzeczenia zagranicznych organów nadzorczych. W podsumowaniu poruszamy zagadnienia związane m.in. z geolokalizacją, prawem dostępem do danych, cyberatakiem na gminę czy rozpoznawaniem twarzy.
