5 wskazówek UODO dotyczących przetwarzania danych osobowych obywateli Ukrainy

To pierwsza z wątpliwości, która nurtuje polskich administratorów danych. Niestety nie ma uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. Stosuje się tu bowiem takie same podstawy przetwarzania z RODO, jak w przypadku obywateli polskich. UODO zaznacza jednak, że istotne znaczenie może mieć kwestia, czy do obywatela Ukrainy stosuje się przepisy specustawy z 12 marca 2022 r. Chodzi o ustawę z dnia 12 marca 2021 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, zwłaszcza w kontekście przesłanki z art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizacja obowiązku prawnego przez administratora).

Przeczytaj także: Przetwarzanie danych osobowych uczniów z Ukrainy – na jakiej podstawie

Względem obywateli Ukrainy należy też realizować obowiązek informacyjny. Przepisy nie zwalniają z tego obowiązku tylko ze względu na obywatelstwo podmiotu danych.

Oznacza to, że klauzula informacyjna powinna być przekazana obywatelowi Ukrainy w zrozumiałym dla niego języku. Nie wystarczy udostępnienie jej w języku polskim, jeżeli osoba ta go nie zna w stopniu wystarczającym do zrozumienia treści informacji.

Przeczytaj także: Klauzula informacyjna dla obywatela Ukrainy – w jakim języku

Stawiając na przejrzystość obowiązku informacyjnego, warto także formułować informacje warstwowo. Pobierz wzór warstwowej klauzuli informacyjnej>>

Kolejna wskazówka UODO dotyczy rejestru czynności przetwarzania danych. Otóż rejestr ten powinien uwzględniać taką czynność jak pomoc obywatelom Ukrainy. Oczywiście dotyczy to przypadku, gdy wiąże się z tym przetwarzanie ich danych osobowych.

Na koniec podkreśla się, dużą rolę w zakresie ochrony danych osobowych obywateli Ukrainy powinni pełnić inspektorzy ochrony danych. Otóż powinni oni na bieżąco reagować na nowe potrzeby administratorów dotyczące ochrony danych osób z Ukrainy. Uzasadnione są tu w szczególności szkolenia i doradztwo dla personelu takich administratorów.