UODO uczy, jak przeprowadzić rekrutację do przedszkola i szkoły w zgodzie z RODO

Dodano: 21 kwietnia 2020
b02da5baa51ca84c8ea99c079695706f8c704338-large

Wątpliwości wielu dyrektorów szkół i szkolnym inspektorów ochrony danych budzą obowiązki szkoły w zakresie ochrony danych osobowych w związku z rekrutacją. Wskazówki w tym zakresie dostarcza Prezes UODO.

Jakie dane będą przetwarzane w toku rekrutacji

We wniosku wskazane są następujące dane osobowe:

  • imię, nazwisko,
  • data urodzenia,
  • numer PESEL
  • adres miejsca zamieszkania.

Dodatkowe przetwarzane są również dane osobowe rodziców kandydata, w zakresie zależnym od tego, czy kandydat jest osobą pełnoletnią, czy też nie. Do wniosku załączane są dokumenty, które potwierdzają odpowiednio spełnianie przez kandydata określonych w ustawie kryteriów.

Jeśli liczba kandydatów okaże się większa niż przewidziana przez szkołę, wówczas do wniosku dołącza się dodatkowe dokumenty np.:

  • prawomocny wyrok sądu rodzinnego orzekającego rozwód lub separację lub aktu zgonu,
  • oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem,
  • oświadczenie o dochodzie na osobę w rodzinie kandydata (jeżeli organ prowadzący określił kryterium dochodu na osobę w rodzinie kandydata).  
Przykład

Czasami konieczność złożenia dodatkowych dokumentów w procesie rekrutacji może wynikać ze specyfiki danej szkoły. W przypadku publicznej szkoły podstawowej o profilu sportowym do wniosku należy dołączyć także orzeczenie lekarskie wydane przez lekarza podstawowej opieki zdrowotnej, świadczące o ich stanie zdrowia umożliwiającym podjęcie nauki w tychże szkołach.

Uwaga

Nie ma żadnych podstaw do zbierania takich danych, jak numer PESEL, numer i seria dowodu osobistego rodziców kandydata! Danych takich nie ma bowiem we wnioskach o przyjęcie.

Zgoda rodziców nie jest potrzebna

Przyjęcie do przedszkola lub szkoły odbywa się po przeprowadzeniu rekrutacji, w oparciu o wypełniony przez rodzica wniosek. Treść tego wniosku wskazana jest w art. 150 i 151 Prawa oświatowego. Dane osobowe wymienione w tym wniosku są przetwarzane w celu realizacji ciążącego na administratorze obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit c RODO). Tym samym błędem byłoby uzyskiwanie zgody rodziców (opiekunów prawnych) na przetwarzanie danych osobowych w tych wnioskach.

Konieczne spełnienie obowiązku informacyjnego

W związku z rekrutacją organ prowadzący przedszkole lub szkołę pozyskuje dane osobowe dziecka i jego rodziców. Musi więc spełnić wobec rodziców i dzieci obowiązek informacyjny.

Uwaga

Jeżeli rekrutacja przeprowadzana jest z wykorzystaniem systemów informatycznych to można spełnić obowiązek informacyjny, przekazując informacje w formularzu elektronicznym.

Przekazywane informacje powinny przybrać przejrzystą, zrozumiałą i łatwo dostępną formę, zwłaszcza jeśli są kierowane do dzieci.

Jak długo przechowywać dane z rekrutacji

Dane osobowe pozyskane podczas postępowania rekrutacyjnego mogą być przechowywane:

  • nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym przedszkolu albo uczęszcza do danej szkoły
  • przez rok – w przypadku nieprzyjęcia ucznia - chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Wyniki rekrutacji podlegają publikacji w internecie

Przepisy obligują dyrektora do podania wyników rekrutacji do publicznej wiadomości. Lista z wynikami powinna być umieszczona w widocznym miejscu, w siedzibie danego publicznego przedszkola lub szkoły. Przepisy ustanowione na okres zawieszenia funkcjonowania jednostek oświaty w czasie pandemii wymagają także publikacji na stronach internetowych szkół. Dodatkowo UODO zaleca indywidualne poinformowanie kandydata i jego rodziców o wynikach przeprowadzonej rekrutacji, za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Uwaga

Jak wskazuje UODO, list z wynikami rekrutacji nie należy publikować na portalu społecznościowym.

Na opublikowanej liście:

  • imię i nazwisko kandydata,
  • adnotację, czy został przyjęty czy nieprzyjęty do szkoły/przedszkola.
Uwaga

Publikacja list z wynikami rekrutacji w internecie wiąże się z ryzykiem naruszenia ochrony danych. Dlatego administrator przed taką publikacją powinien dokonać analizy ryzyka.

Powinien także przetwarzać tylko te dane, jakie są wymagane w zakresie publikacji. Poza tym  po zakończeniu czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty, należy usunąć listy przyjętych kandydatów ze strony internetowej i zamieścić je na tablicy ogłoszeń  w placówce.

Źródło:
  • Strona internetowa UODO (uodo.gov.pl).

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel