Pytanie:  Urząd Miasta zlecił firmie zewnętrznej pełnienie funkcji IOD. Czy zgodnie z obowiązującymi przepisami np. kodeksem pracy, czy ustawie o samorządzie gminnym dopuszczalne jest powołanie zastępcy IOD spośród pracowników urzędu? Czy to prawda, że jeżeli jakiś zakres obowiązków został zlecony zewnętrznej firmie, to nie można pracownikowi urzędu przypisać tych samych obowiązków, co miałoby miejsce w przypadku IOD i zastępcy IOD.

Pytanie:  Portal dziennikarski w związku z publikacją prasową skierował do jednostki wojskowej zapytanie o datę zakończenia pełnienia służby wojskowej przez konkretnego wymienionego z imienia i nazwiska żołnierza. Aktualnie wskazana osoba pełni funkcję publiczną. Podczas służby w jednostce żołnierz zajmował stanowisko oficera w sekcji wychowawczej. Jaka jest wykładnia terminu „osoby pełniącej funkcję publiczną"? Czy każda osoba zajmująca stanowisko służbowe w instytucji publicznej pełni funkcję publiczną? Czy fakt, że na zajmowanym stanowisku gospodarował mieniem Skarbu Państwa i przygotowywał dokumentację przetargową, dokonywał zakupów z budżetu jednostki oznacza, że posiadał niewielki wycinek decyzyjności i to kwalifikuje go jako osobę pełniącą funkcję publiczną. A może to, że służy jako żołnierz już świadczy o tym, że pełni funkcję publiczną? Czy art. 6. ust. 1 pkt 2 lit. d odnosi się tylko do osób pełniących funkcję publiczną czy do wszystkich zajmujących stanowiska w instytucji publicznej zobowiązanej do udzielenia informacji publicznej.

Pytanie:  Jesteśmy biblioteką miejską, mającą osobowość prawną. Mamy obecnie kontrolę z Urzędu Miasta (nasz Organizator) w zakresie wydatkowania dotacji podmiotowej udzielonej bibliotece. Czy kontroler z urzędu (posiada upoważnienie od prezydenta miasta zgodnie z ich regulaminem kontroli) ma prawo do przetwarzania danych pracowników biblioteki (m.in. dane o wynagrodzeniu itd.)? Czy biblioteka powinna nadać kontrolerowi dodatkowe upoważnienie do przetwarzania tych danych?

Pytanie:  Czy przygotowując wykaz aktywów należy wpisać rekrutację pracowników? Co dokładnie należy wskazać: nieuprawnione ujawnienie danych, możliwość dostępu do danych zawartych w dokumentacji pracowniczej, pomieszczenie kadry, pracownicy kadr? Czy wydając upoważnienie pracownikowi do przetwarzania danych, należy sztywno trzymać się wykazu aktywów i wpisywać tylko te, które są zawarte w dokumentacji, czy można dodać coś dodatkowego?

Pytanie:  Czy w świetle art. 34 b ust. 10 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki jest administratorem danych osobowych czy też zostały mu przypisane funkcje związane z realizacją obowiązków jednostki jako administratora danych?

Pytanie:  Pracodawca zawarł umowę ubezpieczenia grupowego z agentem (nie brokerem). Czy pracodawca powinien podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z agentem?

Pytanie:  Czy jest w systemie informatyczny potrzebny rejestrator udostępnień? Jakie rejestry są konieczne, jeśli jesteśmy sekatorem publicznym i nie mamy do czynienia z klientami i kontrahentami? Mam tylko umowę z firmą BHP.

Pytanie:  W związku z przygotowywaniem regulaminu monitoringu w naszej jednostce zastanawiamy się nad uregulowaniem kwestii udostępniania nagrań wideo z monitoringu osobom fizycznym, wnioskującym na podstawie art. 15 RODO. Posiadamy dwie koncepcje. Jedna dotyczy udostępnienia nagrań z monitoringu osobie wnioskującej (osobie uwidocznionej na nagraniu), po anonimizacji wizerunku osób trzecich na nagraniu. Natomiast zgodnie z drugą koncepcją mielibyśmy poinformować pisemnie wnioskodawcę o treści nagrania i możliwości jego udostępnienia odpowiednim organom lub sądom. Czy druga koncepcja jest zasadna? Czy obecne stanowisko UODO przeciwne utrudnianiu dostępu do nagrań osobie fizycznej ze względu na zasłanianie się brakiem technicznej możliwości dokonania anonimizacji wizerunku osób trzecich nie jest wyraźnym wskaźnikiem postępowania przy wniosku o udostępnienie nagrań? W obecnej sytuacji technologicznej, anonimizacja danych z nagrania nie jest problemem, jeżeli administrator oprócz rejestratorów nagrań zainwestuje w system do anonimizacji nagrań wideo lub system AI, który anonimizację wykona. Zatem, czy utrudnianie osobie fizycznej uzyskania nagrań nie będzie wyrazem, że administrator działa nieudolnie w zakresie przetwarzania danych monitoringu? Czy unikanie stosowania technicznych zabezpieczeń nie będzie naruszało art. 32 RODO, celem najprostszego rozwiązania, czyli odmowy udostępnienia nagrania ze względu na brak możliwości technicznych anonimizacji nagrań?

Pytanie:  Czy w protokole sesji Rady Gminy można zamieścić imię i nazwisko mieszkańca zabierającego głos na sesji? W protokole umieszczamy imię i nazwisko mieszkańca oraz treść jego wystąpienia. Protokoły są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu gminy. Przebieg sesji jest transmitowany bezpośrednio. W BIP-e oraz w wejściu do budynku, w którym mieści się sala obrad zamieszczona jest klauza informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych w związku z transmitowaniem i utrwalaniem nagrań z sesji Rady Gminy. Wskazano w niej m.in.: „Podstawą prawną przetwarzania danych jest: a) art. 6 ust. 1 lic. c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, b) art. 20 ust. 1b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1940). Obrady Rady Gminy są transmitowane i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Nagrania obrad są udostępniane na stronie Urzędu Gminy w Biuletynie Informacji Publicznej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty”.

Pytanie:  Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia nakłada na Ochotnicze Hufce Pracy obowiązek podejmowania działań środowiskowych mających na celu identyfikację młodzieży wymagającej wsparcia. Działając na podstawie art. 351 ust. 13 ustawy, OHP zwraca się z prośbą o przekazanie informacji o młodzieży zamieszkałej na terenie gminy. Czy gmina powinna udzielić informacje o uczniach np.: imię (imiona) i nazwisko; numer PESEL (lub w przypadku jego braku — datę i miejsce urodzenia oraz dane dokumentu tożsamości); adres zamieszkania oraz adres do doręczeń; informacje o ukończonych szkołach; dane o ostatniej szkole i klasie, do której dana osoba uczęszczała. W związku z tym, że wnioskowane dane dotyczą osób małoletnich, proszę również o podanie danych osobowych rodziców/opiekunów prawnych. Czy pismo powinny otrzymać szkoły i one powinny udzielać odpowiedzi?