Czy można udostępnić informacje z rejestru zbiorów danych osobowych przez telefon

Nowelizacja ustawy o ochronie danych osobowych z 2015 roku przyniosła liczne korzyści dla administratorów danych, którzy zdecydowali się powołać administratorów bezpieczeństwa informacji (ABI). Jednym z nich jest zwolnienie z obowiązku rejestrowania zbiorów danych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), z wyjątkiem tych zawierających dane wrażliwe. ABI musi jednak prowadzić rejestr zbiorów danych osobowych przetwarzanych przez administratora danych.

Prowadzenie wewnętrznego rejestru pozwala ABI na utrzymanie lepszej kontroli nad danymi, a także systematyzuje jego pracę. Szczegółowe wytyczne w kwestii tego, co powinien zawierać rejestr zbiorów, zostały zawarte w rozporządzeniu ministra administracji i cyfryzacji w sprawie sposobu prowadzenia przez administratora bezpieczeństwa informacji rejestru zbiorów danych. ABI ma pełną dowolność wyboru formy, w jakiej będzie prowadził rejestr. Związany jest jednak katalogiem informacji wymaganych w rejestrze, określonych w § 3 ust. 1 rozporządzenia.

Jeśli rejestr jest prowadzony w postaci elektronicznej, to można udostępnić go do przeglądania na kilka sposobów. Po pierwsze zbiór można udostępnić za pośrednictwem strony internetowej administratora danych. Na stronie głównej powinno znaleźć się odwołanie umożliwiające bezpośredni dostęp do rejestru. Ponadto zbiór można udostępnić także na stanowisku dostępnym w systemie informatycznym administratora danych znajdującym się w siedzibie lub miejscu zamieszkania ADO. Kolejna opcja to sporządzenie wydruku rejestru z systemu informatycznego administratora danych. Jeśli natomiast rejestr będzie prowadzony w formie papierowej, trzeba udostępnić go do przeglądania w siedzibie lub miejscu zamieszkania administratora danych.

ABI masz swobodę wyboru formy, w jakiej będzie prowadził rejestr zbiorów danych osobowych. Formę elektroniczną i papierową należy uznać za najdogodniejszą z punktu widzenia obowiązku zapewnienia transparentności rejestru. Ustawodawca posługuje się pojęciem „przeglądanie”, co w przypadku rozmowy telefonicznej może być utrudnione (choć nie niemożliwe). Jeżeli odbieranie telefonów od osób, których dane dotyczą, w żaden sposób nie wpłynie na jakość wykonywanych przez zadań przez ABI, praktykę tę należy uznać na właściwą.

Ustawodawca nie przewidział wprost możliwości udzielania informacji osobom, których dane dotyczą, za pomocą telefonu. Niemniej jednak metoda ta jest niejednokrotnie wykorzystywana w praktyce. Mniejsze znaczenie ma forma udzielania informacji o zbiorach, ważniejsze jest za to, jaki jest cel wprowadzenia obowiązku zapewnienia jawności rejestrów zbiorów danych – zapewnienie osobie, której dane dotyczą, możliwości łatwego zweryfikowania, czy ADO przetwarza jej dane, a także kontrolowania tego procesu. Jeżeli informacje z rejestru mają być udostępniane drogą telefoniczną, musi być zapewniona możliwość realizowania prawa przysługującego osobie, której dane dotyczą – ABI musi odbierać telefony. Decydując się na tę metodę, warto się zastanowić, czy nie istnieje inna alternatywna metoda absorbująca ABI w mniejszym stopniu.