Od 1 stycznia 2028 r. wszystkie jednostki administracji publicznej będą zobowiązane do prowadzenia dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Przedstawiamy kluczowe aspekty wdrożenia EZD RP i jego wpływ na bezpieczeństwo danych oraz praktykę ochrony danych osobowych w polskich urzędach. Odpowiedzialnym za wdrożenie bezpłatnego systemu EZD RP i chmury SaaS jestMinisterstwo Cyfryzacji we współpracy z NASK i COI.
W Polsce trwa przełomowa zmiana – cyfryzacja administracji publicznej staje się rzeczywistością. EZD RP, system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Rzeczypospolitej Polskiej, stanie się od 1 stycznia 2028 roku narzędziem obowiązkowym w każdym urzędzie państwowym i samorządowym. To krok milowy w stronę nowoczesnego państwa bez papieru, gdzie wszystko – od rejestracji spraw po archiwizację dokumentów – odbywa się elektronicznie.
EZD RP jest dostarczany bezpłatnie dla wszystkich jednostek sektora publicznego, nie wymaga inwestycji w sprzęt i zapewnia dostęp do szkoleń, wsparcia wdrożeniowego oraz infrastruktury chmurowej. Już dziś korzysta z niego ponad 47,000 aktywnych użytkowników, a do czerwca 2026 r. system obejmie ponad 2,500 urzędów w całym kraju.
Jednym z filarów wdrożenia EZD RP jest wysoki poziom ochrony danych i gotowość na cyberzagrożenia. System został zaprojektowany zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa informacji, a rozwijana integracja z e-Doręczeniami oraz ePUAP podnosi poziom kontroli nad przepływem elektronicznych dokumentów. Nowoczesne narzędzia chmurowe ograniczają ryzyka utraty dokumentacji historycznej oraz ułatwiają długoterminowe zarządzanie archiwami.
Użytkownicy systemu mają możliwość przypisywania ról i uprawnień zgodnie z indywidualną polityką bezpieczeństwa danej jednostki, co pomaga wypełniać obowiązki wynikające z RODO oraz innych przepisów o ochronie danych osobowych.
Wdrażanie systemu EZD RP odbywa się przy pełnym wsparciu Ministerstwa Cyfryzacji, NASK i Centralnego Ośrodka Informatyki. Każda jednostka otrzymuje nie tylko narzędzie, ale też darmowe szkolenia oraz dostęp do pomocy technicznej. Szczególną uwagę poświęcono scenariuszom integracji z innymi systemami informatycznymi – od e-Doręczeń po archiwa elektroniczne.
EZD RP umożliwia śledzenie spraw przez obywateli, usprawnia obsługę korespondencji oraz automatyzuje proces przechowywania i przekazywania dokumentacji archiwalnej.
Implementacja EZD RP to nie tylko oszczędność przestrzeni i kosztów, ale również praktyczne wsparcie dla inspektorów ochrony danych osobowych. System zapewnia spójność, przejrzystość obiegu dokumentów oraz pozwala na precyzyjne monitorowanie dostępu do informacji. Integracja z AI wspomaga opisywanie spraw i generowanie projektów dokumentów, usprawniając procesy administracyjne i czyniąc ochronę danych efektywniejszą.
System wspiera lokalne ekosystemy IT – samorządy mogą rozwijać dedykowane moduły przy współpracy z lokalnymi dostawcami technologii, dostosowując funkcjonalności do swoich potrzeb.
Ministerstwo Cyfryzacji
Z wideoszkolenia dowiesz się m.in.:
Szkolenie prowadzi Agnieszka Wachowska, radczyni prawna, Co-Managing Partners, Szefowa zespołu IT-Tech w TKP
© Portal Poradyodo.pl
