Już nie 50, a 10 lat - tyle będzie przechowywana dokumentacja z danymi pracowników

Ustawa proponowana przez Ministerstwo Rozwoju ma znowelizować Kodeks pracy, ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawę o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych. Zmiany Kodeksu pracy miałyby wejść w życie 1 czerwca 2017 r., zmiany w pozostałych ustawach 1 czerwca 2018 r.

W obecnie obowiązującym stanie prawnym dokumentacja kadrowo-płacowa musi być przechowywana przez 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Okres ten nie wynika z przepisów Kodeksu pracy, tylko z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Kodeks pracy zobowiązuje jedynie pracodawcę do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika, a także do przechowywania takiej dokumentacji w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Tak długi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w założeniu ustawodawcy miał umożliwić jej wykorzystanie w sporach pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Miał także  gwarantować prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty poprzez możliwość potwierdzenia okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia.

Obowiązek przechowywania dokumentów do ustalenia wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat jest sporym obciążaniem finansowym dla pracodawców, zwłaszcza tych zatrudniających wielu pracowników. Obecnie taka dokumentacja musi być prowadzona w formie papierowej – forma elektroniczna może być używana wyłącznie pomocniczo. Pracodawcy mogą przechowywać akta pracownicze we własnym zakresie bądź przekazać je firmom, które zajmują się profesjonalnym archiwizowaniem dokumentów.

Trzeba pamiętać, że „przechowywanie” akt pracowniczych jest jednym z przejawów przetwarzania danych osobowych w nich zawartych. W związku z tym, obowiązkiem pracodawcy korzystającego z usług firmy, która zajmuje się profesjonalnym archiwizowaniem dokumentów, jest zawarcie z nią umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, stosownie do art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych.

Natomiast firma, która przechowuje dokumentację, musi spełniać wymogi określone przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. To wszystko z kolei wpływa na ponoszone przez pracodawców koszty takich usług.

Projektowane zmiany wskazują na to, że rząd postanowił ułatwić przedsiębiorcom wykonywanie ich obowiązków związanych z zatrudnianiem. Zmiany w przepisach umożliwią im elektroniczną komunikację z pracownikami poprzez tworzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej oraz przechowywanie tej dokumentacji w formie elektronicznej, nawet jeżeli została wytworzona w postaci papierowej.

Co ważne, dokumentacja przechowywana w formie elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją w formie papierowej. Znacznemu skróceniu ulegnie również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po ustaniu stosunku zatrudnienia. Zgodnie z projektem przedmiotowej ustawy okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych będzie skrócony z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę.

Jednocześnie projektowane przepisy nakładają na pracodawców obowiązek przekazywania danych potrzebnych do ustalenia praw dotyczących świadczeń emerytalno-rentowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przekazywanie to ma się odbywać za pomocą nowej deklaracji informacyjnej ZUS. Informacje przekazane do ZUS zostaną zdeponowane na koncie ubezpieczonego. I to właśnie posiadanie takich danych przez ZUS zagwarantuje bezpieczeństwo otrzymania wybranego świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości i w konsekwencji umożliwi skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez zakłady pracy.

Natomiast sami ubezpieczeni będą mogli weryfikować dane przekazane przez pracodawcę na ich indywidualne konta za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS lub na podstawie informacji o zewidencjonowanych na ich kontach składkach. Ponadto, po ustaniu stosunku pracy, pracodawca wyda pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które zawierać będzie dane niezbędne dla ZUS do przyznania określonego świadczenia, w tym dane o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy.

Krótszy okres przechowywania ma objąć jedynie dokumentację pracowników, którzy zawarli umowę o pracę po 31 grudnia 1998 r., W przypadku dokumentacji pracowników, którzy zawarli umowę o pracę po 31 grudnia 1998 r., którą pracodawca rozpoczął już przechowywać na podstawie przepisów dotychczasowych, okres przechowywania ma wynosić 10 lat od dnia wejścia w życie projektowanej ustawy. Natomiast do przechowywania dokumentacji pracowników, którzy zawarli umowę o pracę przed 1 stycznia 1999 r. mają mieć zastosowanie przepisy dotychczasowe.

Stosownie do treści art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne między innymi w przypadku, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa oraz gdy jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą ją jej stroną. W przypadku, gdy pracownik jest jeszcze zatrudniony, pracodawca przetwarza jego dane osobowe na podstawie umowy o pracę, a także na podstawie przepisów prawa – głównie ustaw, które mają zostać znowelizowane opisywaną ustawą.

Po ustaniu stosunku pracy przesłanka legalizująca przetwarzanie w postaci umowy przestaje istnieć, a pozostają jedynie przepisy prawa. I tak, jeżeli projektowane przepisy zobowiązują pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat, oznacza to, że po upływie tego okresu zakład pracy nie będzie miał już podstawy prawnej (poza określonymi w przepisach wyjątkami) do przetwarzania danych osobowych byłych pracowników.

Ponadto po upływie 10-letniego okresu nie będzie już istniał cel przetwarzania danych, który w tym przypadku określają przepisy prawa (oczywiście poza wspomnianym wyżej przypadkiem, w którym akta pracownicze będą stanowiły dowód w postępowaniu sądowym lub administracyjnym).

Po upływie obowiązkowego okresu przechowywania pracodawca powinien zaprzestać przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej. W praktyce sprowadza się to do usunięcia/zniszczenia dokumentacji. Oczywiście niszczenie dokumentów wiąże się z nakładami finansowymi i choć nie będą one większe niż do tej pory, to pracodawca będzie musiał je ponieść znacznie wcześniej.

Od 25 maja 2018 r. we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej zacznie być stosowane rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Wygląda na to, że projektowane regulacje realizują postanowienia art. 88 tego rozporządzenia. Zgodnie z jego treścią państwa członkowskie mogą zawrzeć w swoich przepisach bardziej szczegółowe przepisy, które mają zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, a także do celów zakończenia stosunku pracy. Przepisy te mają jednocześnie zapewnić tym osobom poszanowanie ich godności, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych.