Usunięcie danych wiąże się ze zniszczeniem całej umowy? Niekoniecznie

Marcin Sarna

Autor: Marcin Sarna

Dodano: 26 października 2018
dokumenty od wykonawców

Gdy ustanie podstawa przetwarzania danych, wówczas administrator musi usunąć dane, które przetwarzał. Jeśli dane te mieszczą się w dokumencie np. w umowie, to powstaje wątpliwość, czy w każdym przypadku dokument ten musi zostać zniszczony. Sprawdź, jak usunąć dane osobowe z umowy bez konieczności jej niszczenia.

Anonimizacja pozwala na zachowanie umowy

Dane osobowe powinny zostać usunięte bezzwłocznie, jeżeli są zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Nie ulega zatem wątpliwości, iż dane osobowe należy usuwać, gdy ustała przesłanka ich przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Nie oznacza to jednak konieczności niszczenia całej umowy, w treści której zawarte są te dane. Czym innym bowiem jest usuwanie danych osobowych, a czym innym obowiązek przechowywania umów. Jeżeli administrator utracił już podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych, ale z różnych przyczyn chce zachować umowy, wówczas może te umowy zanonimizować.

Uwaga

Na czym może polegać anonimizacja umowy? M.in. na:

  • wyczernieniu,
  • wykreśleniu,
  • wycięciu w sposób trwale uniemożliwiający odczytanie danych.

Warto dodać, że na administratorze danych osobowych spoczywa obowiązek zapewnienia prawidłowości przebiegu usuwania danych, przez co należy rozumieć: podjęcie decyzji o usunięciu danych osobowych, wybór sposobu jej realizacji (zniszczenie lub modyfikacja danych) i faktyczne wykonanie zniszczenia lub modyfikacji danych, co warto udokumentować (np. w protokole usunięcia danych osobowych).

Czy na pewno nie można przetwarzać już danych z umowy?

Warto też rozważyć, czy w istocie ustała przesłanka przetwarzania danych osobowych. Choć bowiem umowa nie jest już wykonywana, to podstawę przetwarzania danych może stanowić uzasadniony interes prawny, który polega na dochodzeniu nieprzedawnionych roszczeń z tej umowy. Oczywiście zależy to przede wszystkim od tego czy roszczenie się już przedawniło, czy też jeszcze nie.

Marcin Sarna

Autor: Marcin Sarna

Radca prawny, ekspert z zakresu ochrony danych osobowych. Specjalizuje się również w kompleksowej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, w szczególności świadcząc pomoc prawną dla producentów maszyn i urządzeń, przedsiębiorców funkcjonujących w branży usługowej i w sektorze energetycznym.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel