Pełnomocnik administratora – czy nadać mu upoważnienie do przetwarzania danych
Należy zbadać, czy pełnomocnik jest odrębnym podmiotem prawa, czy też pozostaje w strukturze administratora. Pozostawanie w strukturze administratora w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej oznacza, że współmałżonek musiałby być zatrudniony przez małżonka prowadzącego działalność gospodarczą. Wówczas wystarczy upoważnienie. Jeżeli takiego zatrudnienia nie ma, to w takim przypadku konieczne będzie zawarcie umowy powierzenia.
Wybór pomiędzy powierzeniem przetwarzania danych osobowych a upoważnieniem do ich przetwarzania sprowadza się do tego, czy administrator danych osobowych chce umożliwić ich przetwarzanie:
- przez inny podmiot prawa – wówczas konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
- wewnątrz swojej struktury przez określone osoby (pracowników) – wówczas konieczne jest udzielenie imiennie tym osobom upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Powierzenie przetwarzania danych osobowych to sposób na uprawnienie innego podmiotu do przetwarzania danych osobowych, które ma konkretny administrator. Powierzenie przetwarzania danych osobowych pozwala w stosunkowo prosty sposób uprawnić do przetwarzania danych osobowych podmioty, które normalnie nie mogłyby tego robić.
Zawarcie takiej umowy jest niezbędne zawsze, gdy ma dojść do przekazania innemu podmiotowi danych osobowych innych osób. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych powinna być zawarta w formie pisemnej lub elektronicznej. W treści umowy zawsze trzeba wskazać przede wszystkim przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora. Administrator może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotowi trzeciemu bez zgody osoby, której dane są powierzane.
Jeżeli natomiast konkretna osoba, która jest pracownikiem (lub pozostaje zatrudniona niepracowniczo – w przypadku umowy cywilnoprawnej, np. umowy zlecenia) administratora danych osobowych lub procesora (tj. podmiotu, któremu dane osobowe zostały powierzone), ma przetwarzać dane osobowe, to powinna zostać do tego celu imiennie upoważniona.
Jeżeli nie zawarto umowy powierzenia przetwarzania albo nie upoważniono danej osoby do przetwarzania danych, a mimo to doszło do przekazania danych osobowych, to administrator danych może się narazić na zarzut przekazania danych osobie nieuprawnionej i wynikającą z tego tytułu odpowiedzialność cywilną lub karną, a także na nałożenie administracyjnej kary pieniężnej.
| Nie wiesz, jak postąpić w konkretnej sytuacji? Zadaj pytanie ekspertowi >> |
- Udostępnienie danych osobowych na żądanie zakładu ubezpieczeń – w jakich przypadkach
- Weryfikacja niekaralności w Krajowym Rejestrze Karnym i Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym – czy dotyczy także niepełnoletnich
- Udostępnienie danych osobowych właścicieli lokali – kiedy spółdzielnia musi to zrobić
- Przenoszenie baz danych – czy konieczna umowa powierzenia przetwarzania
- Inspektor ochrony danych dla urzędu i samorządowych jednostek organizacyjnych
- Dostęp do danych osobowych dla pełnomocnika
Wideo: Przegląd orzecznictwa (sierpień – listopad 2022 r.) – cz. III – decyzje zagranicznych organów nadzorczych
Poznaj najważniejsze orzeczenia zagranicznych organów nadzorczych. W podsumowaniu poruszamy zagadnienia związane m.in. z geolokalizacją, prawem dostępem do danych, cyberatakiem na gminę czy rozpoznawaniem twarzy.
