Przesłanie klauzuli informacyjnej pocztą – jak udowodnić spełnienie obowiązku informacyjnego

Pytanie dotyczy tego, w jaki sposób uzyskać potwierdzenie wykonania obowiązku informacyjnego, który wynika z art. 13 lub 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO).

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych nie wskazuje, w jakiej formie administrator danych powinien przekazywać osobie, której dane dotyczą, informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych. RODO wymaga jednak, aby informacja dotycząca przetwarzania danych była udzielona: 

• w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, 

a dodatkowo 

• jasnym i prostym językiem (w szczególności, gdy informacje są kierowane do dziecka). 

Informacje wskazane w art. 13 i 14 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych mogą być udzielone zarówno pisemnie, w tym elektronicznie, ustnie (jeśli zażyczyła sobie tego osoba, której dane dotyczą), jak i w inny sposób.

Artykuł 5 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych ustanawia tzw. zasadę rozliczalności, zgodnie z którą to administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów RODO i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie. Z tych powodów to w interesie administratora leży, aby nie tylko przekazywać klauzulę informacyjną indywidualnie każdej osobie fizycznej, której dane są przetwarzane, ale czynić to za potwierdzeniem wykonania tego obowiązku.

Zgodnie z zasadą rozliczalności administrator danych powinien więc potrafić wykazać, że spełnił ciążący na nim obowiązek informacyjny.