Przejście zakładu pracy – jak zapewnić zgodność z RODO

W przypadku, o którym mowa w art. 23¹ Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.

Ułomnością obowiązujących regulacji prawnych w zakresie przejścia pracodawcy na nowego pracodawcę jest brak bezpośrednich wskazań dotyczących procedury przekazywania dokumentacji pracowniczej. Powoduje to, że pracodawca przejmowany oraz przyjmujący mogą mieć uzasadnione wątpliwości w zakresie prawidłowego postępowania - tak aby było ono zgodne z zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych zabezpieczając dane przed przypadkowym wyciekiem.

Podstawową kwestią jest zadbanie aby w procesie przekazywania dokumentacji uczestniczyły wyłącznie osoby upoważnione przez pracodawców do przetwarzania danych osobowych pracowników. Mogą to być zarówno osoby upoważnione przez pracodawcę do dokonywania czynności w zakresie prawa pracy - w tym czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, jak również osoby które będą upoważnione do przetwarzania danych osobowych w ramach czynności doraźnych związanych z procesem przekazywania dokumentacji.

Mimo, iż z przepisów prawa pracy to bezpośrednio nie wynika, prawidłowe przekazanie dokumentacji powinno być właściwie udokumentowane - przykładowo z wykorzystaniem protokołu zdawczo-odbiorczego, z którego będzie wynikało jakie dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej zostają przekazane.

Warto pamiętać, że § 7 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. jest przepisem prawa pracy. Tym samym jego przestrzeganie może być kontrolowane przez inspektorów pracy. Uwzględniając jednak brak precyzyjnych zasad dotyczących przekazywania dokumentacji, konkretnych procedur zapewniających zgodność czynności z zasadami ochrony danych osobowych nie należy spodziewać się aby inspektor pracy wymagał zachowania ponad standardowych procedur w omawianym zakresie. Kluczową kwestią jest zapewnienie procesie przekazywania dokumentacji udziału osób upoważnionych oraz niedopuszczenie do wycieku danych, utraty dokumentacji lub jej zniszczenia.