Tak, należy poinformować podmioty danych o nowym okresie przechowywania tych danych.
Jeżeli dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, administrator podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej m.in. informacje o okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, o kryteriach ustalania tego okresu (art. 13 ust. 2 lit. a RODO). Wprawdzie przepisy obligują do informowania podmiotów danych jedynie na etapie zbierania danych osobowych, niemniej jednak, skoro w pewnym zakresie informacje te uległy zmianie, to konieczne jest przedstawienie podmiotom danych zaktualizowanej klauzuli informacyjnej. Przy czym z uwagi na to, że obowiązek informacyjny w pozostałym zakresie został już zrealizowany (podmioty danych dysponują już informacjami, które zachowały aktualność), ponowną informację można ograniczyć jedynie do okresu przechowywania danych (art. 13 ust. 4 RODO).
Musimy jednak mieć na względzie, że 10-letni okres przechowywania danych dotyczy jedynie pracowników, z którymi nawiązano stosunek pracy w okresie od 1 stycznia 2019 r. ewentualnie do wcześniej zatrudnionych pracowników, jeżeli złożono za nich raport informacyjny ZUS. Tylko w tym drugim przypadku okres przechowywania danych osobowych mógł zostać skrócony w trakcie trwania stosunku pracy. W pierwszej sytuacji 10-letni okres obowiązywał tych pracowników od samego początku zatrudnienia.
Zapraszamy na webinar prowadzony w konwencji warsztatowej z wykorzystaniem praktycznych przykładów, pytań i odpowiedzi. Dedykowany jest zarówno do osób początkujących, rozpoczynających lub pełniących funkcję IOD od niedawna, jak również do osób pragnących ugruntować posiadaną wiedzę w zakresie odpowiedniego nadzoru przestrzegania zasad i przepisów z zakresu ochrony danych osobowych w organizacji.
© Portal Poradyodo.pl
