Wybierasz program do prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej? Pamiętaj o tych 5 zasadach

Anna Jaworska-Kłosowicz

Autor: Piotr Janiszewski

Dodano: 16 października 2017
Wybierasz program do prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej? Pamiętaj o tych 5 zasadach

Ministerstwo Rozwoju pracuje nad skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także umożliwieniem pracodawcom prowadzenia takiej dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Dowiedz się, o jakich 5 zasadach powinieneś pamiętać, wybierając program, w którym będziesz prowadził elektroniczną dokumentację pracowniczą.

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją został skierowany do Rady Ministrów. Ustawa ta ma znowelizować Kodeks pracy, ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawę o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z projektem zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2019 r.

Jakie zmiany planuje Ministerstwo Rozwoju

Oprócz skrócenia okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę, pracodawca będzie musiał zdecydować o tym, czy dokumentację pracowniczą prowadzić i przechowywać w postaci elektronicznej, czy papierowej. Forma elektroniczna będzie równoważna z papierową, a jednoczesne prowadzenie akt pracowniczych w postaci papierowej i elektronicznej nie będzie dozwolone.

Uwaga

Minister właściwy do spraw pracy wyda rozporządzenie, które określi m.in., jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Bezpośrednie wskazanie wymogów w przepisach niewątpliwie ułatwi stworzenie właściwego programu do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a pracodawcy pomoże ocenić, czy oferowany mu program zapewni odpowiednią ochronę danych.

5 wymagań, jakie powinien spełniać program do e-dokumentacji pracowniczej

Projektowane zmiany z pewnością spowodują wzrost zainteresowania pracodawców programami informatycznymi służącymi do prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej. Dokumentacja pracownicza to przede wszystkim dane osobowe, dlatego oprogramowanie takie musi spełniać wymogi określone przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Program do prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej powinien zapewnić:

1. Zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem lub utratą

Rozporządzenie wyraźnie precyzuje, kiedy dokumentację w postaci elektronicznej można uważać za zabezpieczoną. Wymaga to spełnienia w sposób ciągły łącznie pięciu warunków:

1) zapewnienia jej dostępności wyłącznie dla osób uprawnionych,

2) chronienia jej przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,

3) zapewnienia pełnej informacji umożliwiającej każdorazową identyfikację dostawców usług i nośników służących do przechowywania dokumentacji pracowniczej,

4) zastosowania metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana,

5) przechowywania pełnych, cyklicznie aktualizowanych kopii zapasowych gromadzonej dokumentacji – należy tu dodać, że sporządzane i przechowywane kopie zapasowe powinny również zapewniać ograniczony, rejestrowany dostęp tylko osobom uprawnionym.

2. Stały dostęp do dokumentacji osobom uprawnionym

Program, w którym prowadzona jest dokumentacja pracownicza, powinien umożliwiać dostęp do danych w każdym czasie, bez żadnych przerw czasowych. Ma to szczególne znaczenie w przypadku programów zapewniających dostęp online. Z cechą tą wiąże się również możliwość przenoszenia dokumentacji na inne informatyczne nośniki danych w celu zapewnienia ciągłości dostępu.

3. Integralność treści dokumentacji

Zapewnienie integralności treści dokumentacji powinno polegać na zabezpieczeniu jej przed wprowadzeniem nieuprawnionych zmian oraz umożliwienie identyfikacji osoby dokonującej wpisu i dokumentowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji.

Program powinien dawać gwarancje zabezpieczenia danych w sposób, który uniemożliwi dokonanie jakichkolwiek zmian danych czy też ich zniszczenia w sposób nieautoryzowany. Ponadto możliwość identyfikacji osoby dokonującej wpisu nadaje dokumentacji walor autentyczności – zapewnia, że dokumentacja została sporządzona przez pracodawcę lub osobę odpowiednio upoważnioną do wprowadzania, zmiany i dokonywania jakichkolwiek operacji na danych.

4. Wydawanie dokumentacji

Program, w którym jest prowadzona dokumentacja, powinien dawać możliwość wydawania, w tym przez eksport, dokumentacji albo jej części w formacie, w którym jest przetwarzana. Powinien mieć też funkcję wydruku dokumentacji. Cechy te mają znaczenie ze względu na obowiązek wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika albo byłego pracownika.

5. Zachowanie pełnej funkcjonalności

Program służący do prowadzenia dokumentacji powinien gwarantować odpowiednie rozwiązania techniczne, które zapewnią przechowywanie, używalność i wiarygodność dokumentacji co najmniej do upływu czasu jej przechowywania. Ujmując to krótko – program do dokumentacji pracowniczej powinien zachować pełną funkcjonalność przez cały okres jej przechowywania.

Podstawa prawna: 
  • projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z 4 października 2017 r.
Anna Jaworska-Kłosowicz

Autor: Piotr Janiszewski

radca prawny, prezes zarządu Auraco sp. z o.o. Audytem w obszarze ochrony danych osobowych zajmuje się od lat. Doświadczony Administrator Bezpieczeństwa Informacji i trener. Certyfikowany audytor wewnętrzny według normy ISO 27001. Uczestnik inspekcji oraz postępowań administracyjnych prowadzonych przez GIODO. Autor licznych artykułów i opracowań dotyczących tematyki ochrony danych osobowych. Ekspert w zakresie informacji publicznej i tajemnicy przedsiębiorstwa

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Sprawdź nasz portal - testuj przez 24h za darmo

Aktualności i porady ekspertów

Listy kontrolne

Wzory dokumentów

Załóż konto na próbę x
wiper-pixel