Wybierasz program do prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej? Pamiętaj o tych 5 zasadach

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją został skierowany do Rady Ministrów. Ustawa ta ma znowelizować Kodeks pracy, ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawę o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z projektem zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2019 r.

Oprócz skrócenia okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę, pracodawca będzie musiał zdecydować o tym, czy dokumentację pracowniczą prowadzić i przechowywać w postaci elektronicznej, czy papierowej. Forma elektroniczna będzie równoważna z papierową, a jednoczesne prowadzenie akt pracowniczych w postaci papierowej i elektronicznej nie będzie dozwolone.

Projektowane zmiany z pewnością spowodują wzrost zainteresowania pracodawców programami informatycznymi służącymi do prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej. Dokumentacja pracownicza to przede wszystkim dane osobowe, dlatego oprogramowanie takie musi spełniać wymogi określone przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Program do prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej powinien zapewnić:

Rozporządzenie wyraźnie precyzuje, kiedy dokumentację w postaci elektronicznej można uważać za zabezpieczoną. Wymaga to spełnienia w sposób ciągły łącznie pięciu warunków:

1) zapewnienia jej dostępności wyłącznie dla osób uprawnionych,

2) chronienia jej przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,

3) zapewnienia pełnej informacji umożliwiającej każdorazową identyfikację dostawców usług i nośników służących do przechowywania dokumentacji pracowniczej,

4) zastosowania metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana,

5) przechowywania pełnych, cyklicznie aktualizowanych kopii zapasowych gromadzonej dokumentacji – należy tu dodać, że sporządzane i przechowywane kopie zapasowe powinny również zapewniać ograniczony, rejestrowany dostęp tylko osobom uprawnionym.

Program, w którym prowadzona jest dokumentacja pracownicza, powinien umożliwiać dostęp do danych w każdym czasie, bez żadnych przerw czasowych. Ma to szczególne znaczenie w przypadku programów zapewniających dostęp online. Z cechą tą wiąże się również możliwość przenoszenia dokumentacji na inne informatyczne nośniki danych w celu zapewnienia ciągłości dostępu.

Zapewnienie integralności treści dokumentacji powinno polegać na zabezpieczeniu jej przed wprowadzeniem nieuprawnionych zmian oraz umożliwienie identyfikacji osoby dokonującej wpisu i dokumentowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji.

Program powinien dawać gwarancje zabezpieczenia danych w sposób, który uniemożliwi dokonanie jakichkolwiek zmian danych czy też ich zniszczenia w sposób nieautoryzowany. Ponadto możliwość identyfikacji osoby dokonującej wpisu nadaje dokumentacji walor autentyczności – zapewnia, że dokumentacja została sporządzona przez pracodawcę lub osobę odpowiednio upoważnioną do wprowadzania, zmiany i dokonywania jakichkolwiek operacji na danych.

Program, w którym jest prowadzona dokumentacja, powinien dawać możliwość wydawania, w tym przez eksport, dokumentacji albo jej części w formacie, w którym jest przetwarzana. Powinien mieć też funkcję wydruku dokumentacji. Cechy te mają znaczenie ze względu na obowiązek wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika albo byłego pracownika.

Program służący do prowadzenia dokumentacji powinien gwarantować odpowiednie rozwiązania techniczne, które zapewnią przechowywanie, używalność i wiarygodność dokumentacji co najmniej do upływu czasu jej przechowywania. Ujmując to krótko – program do dokumentacji pracowniczej powinien zachować pełną funkcjonalność przez cały okres jej przechowywania.