Przechowywanie zgód na przetwarzanie danych – oryginał czy skan

Zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO administrator danych jest nie tylko odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów RODO, ale jest powinien wykazać ten fakt w razie sporu bądź kontroli. Z drugiej strony art. 4 pkt 11 RODO, który zawiera definicję pojęcia zgody, nie nakazuje odbierania jej w formie papierowych formularzy.

Tym samym przechowywanie oświadczeń o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych w formie skanów jest dopuszczalne. Muszą być jednak spełnione następujące warunki:

• jakość skanów będzie na tyle wysoka, że nie rozpoznanie podpisu nie będzie nastręczało trudności,
• taki sposób postępowania zostanie zapisany w obowiązującej u administratora procedurze lub polityce postępowania z danymi osobowymi,
• skanowanie dokonywane będzie przez osobę mającą w tym zakresie stosowne upoważnienie,
• oryginały zgód (papierowe) zostaną zniszczone protokolarnie,
• skany będą usuwane zgodnie z zasadą ograniczonego przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO).