Przetwarzanie danych w procedurze naboru – kiedy uzyskać zgodę podmiotu danych

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest z kolei możliwe na podstawie art. 9 ust. 2a RODO, wówczas gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach. Należy tu rozróżnić wyraźnie cel przetwarzania danych – celem tym jest zarówno proces rekrutacji, ale celem jest również zatrudnienie i wykonywanie stosunku pracy.

Na potrzeby rekrutacji kandydat powinien zatem wyrazić zgodę na przetwarzanie danych odrębnie od ewentualnej późniejszej zgody na przetwarzanie danych w związku z zatrudnieniem. Takie postępowania wynika natomiast z jednej z ogólnych zasad przetwarzania, wskazanej w art. 5 ust. 1e RODO. Zgodnie z tą regulacją dane powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Rekrutacja odbywa się zatem na podstawie odrębnej zgody. Pracodawca musi się z nią zapoznać przed rozpoczęciem procesu rekrutacyjnego, może ona zatem zostać dołączona do oferty, co jest najprostszym rozwiązaniem, lub wyrażona przed rozpoczęciem rozmowy kwalifikacyjnej.