Przedszkole i żłobek w jednym budynku – czy konieczne powierzenie danych

Udostępnianie jest jedną z operacji wykonywanych na danych osobowych w ramach ich przetwarzania (art. 4 pkt 2 RODO). Różnica pomiędzy powierzeniem przetwarzania danych a ich udostępnieniem polega natomiast na tym, że w przypadku powierzenia przetwarzania danych  podmiot przekazujący dane nadal decyduje zarówno o sposobie jak i celach przetwarzania danych. W takim wypadku należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania,  na podstawie art. 28 RODO. Zgodnie z ust. 3 tej regulacji umowa powinna określać:

• przedmiot i czas trwania przetwarzania – czyli jakie czynności i przez jaki okres czasu będą wykonywane w ramach umowy, z których jednocześnie wynika obowiązek przetwarzania danych,
• charakter i cel przetwarzania – np. przetwarzanie w celu zawarcia umowy ubezpieczenia,
• rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób których dane dotyczą,
• obowiązki i prawa administratora.

W przypadku udostępnienia danych podmiot je udostępniający, czyli w opisanym przypadku przedszkole, nie będzie już decydował o sposobie i celach przetwarzania danych. Wówczas nie zawiera się umowy powierzenia przetwarzania pomiędzy administratorem a podmiotem przetwarzającym.

Nie mamy tu do czynienia z powierzeniem przetwarzania danych. Dane są co prawda przetwarzane na sprzęcie formalnie należącym do innej instytucji, ale nie następuje przekazanie danych osobowych do tej właśnie odrębnej instytucji, nie następuje też powierzenie przetwarzania.