Klauzula informacyjna w związku z prowadzeniem postępowania administracyjnego

Agnieszka Kręcisz-Sarna

Autor: Agnieszka Kręcisz-Sarna

Dodano: 12 czerwca 2019
Dokument archiwalny
84aaf53d3f0b2afd2a40c84be0bef606783f827c-xlarge
Pytanie:  Kiedy należy przekazać klauzulę informacyjną stronie postępowania administracyjnego? Jaką podstawę prawną w niej poznać?
Odpowiedź: 

Klauzulę informacyjną należy przekazać już przy pierwszej czynności skierowanej do strony. Podstawą prawną przetwarzania danych w ogólnym postępowaniu administracyjnym jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (konieczność realizacji obowiązku prawnego) w związku z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.

Obowiązek informacyjny należy zrealizować w momencie pozyskania danych

RODO nakłada na każdego administratora danych, w tym także na administratora będącego podmiotem lub organem publicznym obowiązek przekazania osobie, której dane dotyczą informacji, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO chyba, że zachodzi jeden z wyjątków określonych odpowiednio w art. 13 ust. 4 i art. 14 ust. 5 RODO. Obowiązek informacyjny powstaje z chwilą pozyskania danych, od osoby, której dane dotyczą lub w określonym terminie w razie uzyskania danych z innego źródła np. od osoby trzeciej. W przypadku zatem, gdy źródłem danych jest osoba, której dane dotyczą, administrator powinien spełnić obowiązek informacyjny w chwili wejścia w ich posiadanie tj. podczas pozyskiwania od niej danych osobowych, a najpóźniej w chwili ich zebrania.

… a więc już przy pierwszej czynności skierowanej do strony

Zgodnie z ustawą z 21 lutego 2019 r. (na dzień publikacji porady ustawa ta jeszcze nie weszła w życie), przy pierwszej czynności skierowanej do strony, chyba że strona posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie. Wobec tego obowiązek informacyjny należy spełnić zasadniczo przy pierwszej czynności skierowanej do strony, a nie dopiero w decyzji administracyjnej. Podstawą prawną przetwarzania danych w ogólnym postępowaniu administracyjnym jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.

Uwaga

Okres przechowywania danych należy odnieść do poszczególnych celów przetwarzania danych. Celami tymi będą zazwyczaj wydanie decyzji i archiwizacja dokumentów.

Okres przechowywanie powinien być zatem określony dla pierwszego celu jako okres niezbędny do jego realizacji, a dla drugiego jako okres czasu zgodny z przepisami dotyczącymi archiwizacji, w zależności od kategorii archiwalnej. Administratorem danych jest organ administracji publicznej prowadzący postępowanie i wydający decyzję administracyjną czyli wójt/burmistrz/prezydent miasta.

Agnieszka Kręcisz-Sarna

Autor: Agnieszka Kręcisz-Sarna

radca prawny, ekspert z zakresu postępowania administracyjnego. Prowadzi kompleksową obsługę prawną przedsiębiorców oraz świadczy pomoc prawną dla jednostek sektora finansów publicznych, m.in. dla organów nadzoru budowlanego

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x