Klauzula informacyjna w związku z prowadzeniem postępowania administracyjnego

RODO nakłada na każdego administratora danych, w tym także na administratora będącego podmiotem lub organem publicznym obowiązek przekazania osobie, której dane dotyczą informacji, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO chyba, że zachodzi jeden z wyjątków określonych odpowiednio w art. 13 ust. 4 i art. 14 ust. 5 RODO. Obowiązek informacyjny powstaje z chwilą pozyskania danych, od osoby, której dane dotyczą lub w określonym terminie w razie uzyskania danych z innego źródła np. od osoby trzeciej. W przypadku zatem, gdy źródłem danych jest osoba, której dane dotyczą, administrator powinien spełnić obowiązek informacyjny w chwili wejścia w ich posiadanie tj. podczas pozyskiwania od niej danych osobowych, a najpóźniej w chwili ich zebrania.

Zgodnie z ustawą z 21 lutego 2019 r. (na dzień publikacji porady ustawa ta jeszcze nie weszła w życie), przy pierwszej czynności skierowanej do strony, chyba że strona posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie. Wobec tego obowiązek informacyjny należy spełnić zasadniczo przy pierwszej czynności skierowanej do strony, a nie dopiero w decyzji administracyjnej. Podstawą prawną przetwarzania danych w ogólnym postępowaniu administracyjnym jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.

Okres przechowywanie powinien być zatem określony dla pierwszego celu jako okres niezbędny do jego realizacji, a dla drugiego jako okres czasu zgodny z przepisami dotyczącymi archiwizacji, w zależności od kategorii archiwalnej. Administratorem danych jest organ administracji publicznej prowadzący postępowanie i wydający decyzję administracyjną czyli wójt/burmistrz/prezydent miasta.