Jak zrealizować obowiązek informacyjny w procedurze administracyjnej – poznaj nowe rozwiązania

Dodano: 21 maja 2019
044a5e02fe57a649755eac5203f8ad1f46b4176a-xlarge
Pytanie:  4 maja 2019 r. w życie weszła tzw. ustawa wdrażając RODO. Wśród 182 aktów prawnych, które nowelizuje ta ustawa, znalazło się miejsce również dla Kodeksu postępowania administracyjnego. W tym zakresie przewidziano nowe rozwiązania dotyczące wykonywania obowiązku informacyjnego przez organ administracji. Szczegóły w artykule.
Odpowiedź: 

Nie ma potrzeby odbierania od nauczycieli szczególnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych tzw. wrażliwych.

Informacja już przy pierwszej czynności

Ustawa „wdrażająca RODO” zwana również „ustawą sektorową” wprowadziła dość istotne zmiany w Kodeks postępowania administracyjnego. Zmiany te mają charakter proceduralny i dotyczą w głównej mierze kwestii obowiązku informacyjnego  realizowanego przez urzędu. Otóż obecnie zgodnie z art. 54 § 1a Kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej jest zobowiązany, by w wezwaniu zawrzeć również informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, chyba że wezwany posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie.

Uwaga

Wykonywanie obowiązku informacyjnego odbywa się niezależnie od obowiązków organów administracji publicznej przewidzianych w Kodeksie postępowania administracyjnego i nie wpływa na tok i wynik postępowania (tak art. 2a § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Z kolei art. 61 § 5 Kodeksu postępowania administracyjnego wskazuje na obowiązek urzędy, który polega na dołączaniu tzw. klauzuli informacyjnej  przy pierwszej czynności skierowanej do strony, chyba że strona posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie. Także w przypadku zawiadomienie o przekazaniu sprawy będzie wymagało przekazania tzw. klauzuli informacyjnej w zakresie danych przetwarzanych przez organ przekazujący, chyba że wnoszący podanie posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie (art. 65 § 1a Kodeksu postępowania administracyjnego).

Nie zawsze konieczne jest przekazanie klauzuli

Jeśli zaś organ administracji „milcząco” rozstrzyga sprawę (organ w ogóle nie występuje do strony, choć proceduje w jej sprawie, organ nie przekazuje akt sprawy, nie wzywa strony) wówczas wystarczającym jest by informacje („klauzula informacyjna”), o jakich mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO były udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu lub na stronie internetowej urzędu oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie. Gdyby jednak urząd występował do strony, to przy pierwszej czynności powinien przekazać „klauzulę informacyjną” stronie (art. 122 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Uwaga

Należy odróżnić procedurę „załatwiania sprawy” przez urząd (merytoryczne rozstrzyganie sprawy – tj. nałożenie na stronę postępowania jakiegoś obowiązku lub ustalenie czy stronie służy jakieś uprawnienie) od kwestii związanej z informacjami przekazywanymi dla osób zainteresowanych.

Czym innym dostęp do akt postępowania

Zgodnie z tym, co wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy wdrażającej RODO, klauzula informacyjna powinna uwzględniać kwestie danych osobowych, a nie dostępu do akt postępowania.  Dostęp do akt postępowania (w tym danych zawartych w tych aktach) jest regulowany nadal przez odpowiednie zapisy kodeksowe. Klauzula informacyjna powinna również taką informację przekazywać osobom zainteresowanym, by nie wprowadzać ich w błąd i nie tworzyć przekonania, że osoby zainteresowane (częstokroć będące osobami trzecimi) mogę mieć swobodny dostęp do wszelkiego rodzaju akt postępowań administracyjnych, gdzie ich dane są przetwarzane (np. gdzie świadkowie wskazują te osoby zainteresowane w imienia i nazwiska).

Uwaga

Dotychczasową klauzulę informacyjną warto zaopatrzyć w następujący zapis:

„Korzystanie z uprawnień wynikający z RODO, nie dotyczy prowadzonego postępowania administracyjnego, w oparciu o przepisy przewidziane przez Kodeks Postępowania Administracyjnego. Dostęp do akt postępowania czy sprostowania dokumentów znajdujących się w aktach postępowania realizowany jest w oparciu o zasady KPA. W przypadku wniosku o usunięcie danych zastosowanie ma  art. 17 ust. 3 pkt b RODO”

Chodzi bowiem o jasne wskazanie, że procedura kodeksu postępowania administracyjnego przewiduje kto i w jakim zakresie jest uprawniony do dostępu do akt postępowania czy też sprostowania akt/dokumentów i informacji w nich zawartych. Jeśli bowiem osoba zainteresowana (tj. osoba, której dane są przetwarzane) otrzyma informację, że ma prawo np. usunięcia danych, to może odczytać to jako „usunięcie” danych z akt postepowania.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel