Jak wykonać obowiązek informacyjny w sprawach załatwianych milcząco

Dodano: 17 czerwca 2019
4eedc0fc77590787dffb9f8e783aa61908f306f1-xlarge

W postępowaniu administracyjnym istnieje kategoria spraw załatwianych milcząco. Także w takich przypadkach organ administracji musi zrealizować obowiązek informacyjny? Sprawdź w artykule.

Klauzula informacyjna w BIP

Organ administracji publicznej jest zobowiązany, by w wezwaniu zawrzeć również informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, chyba że wezwany posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie. Natomiast tam, gdzie organ w ogóle nie występuje do strony (choć proceduje w jej sprawie), nie przekazuje akt sprawy, nie wzywa strony – wystarczającym jest by klauzula informacyjna była udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu lub na stronie internetowej urzędu oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie. Jeśli jednak urząd będzie musiał (nawet w sprawach milcząco załatwianych przez organ administracji publicznej) wystąpić do strony, to przy pierwszej czynności powinien przekazać stronie klauzulę informacyjną (art. 122h Kodeksu postępowania administracyjnego).

Uwaga

W sprawach załatwianych milcząco organ administracji publicznej udostępnia informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie. Takie przekazanie nie zwalnia jednak organu administracji publicznej z obowiązku ich przekazania przy pierwszej czynności skierowanej do strony.

Na co uważać, redagując klauzulę

Należy też pamiętać, że klauzula informacyjna publikowana przez urząd nie powinna wprowadzać w błąd. Bardzo często pojawia się bowiem zapis: „ma Pan/Pani prawo doprawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych”

Jest to zapis „przepisany” z art. 13 ust. 2 lit b RODO. Zapis ten wprowadza (czy też może wprowadzać w błąd) osoby zainteresowane, gdyż mogą one odnieść wrażenie, że mają prawo np. do usunięcia swoich danych z akt postępowania, albo prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Nic bardziej mylnego. Ustawodawca w art. 2a Kodeksu postępowania administracyjnego od razu wyłączył możliwość żądania ograniczenia przetwarzania danych, ale warto wskazać, że ta klauzula powinna być jednak uzupełniona o zapis dotyczący samej procedury i mieć następujące brzmienie: „ma Pan/Pani prawo doprawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych, w zakresie przetwarzania danych osobowych. Korzystanie z w/w uprawnień nie dotyczy prowadzonego postępowania administracyjnego, w oparciu o przepisy przewidziane przez Kodeks Postępowania Administracyjnego. Dostęp do akt postępowania czy sprostowania realizowany jest w oparciu o zasady KPA ”.

Chodzi bowiem o jasne wskazanie, że procedura przewiduje kto i w jakim zakresie jest uprawniony do dostępu do akt postępowania czy też sprostowania akt/dokumentów i informacji w nich zawartych. Jeśli bowiem osoba zainteresowana (tj. osoba, której dane są przetwarzane) otrzyma informację, że ma prawo np. usunięcia danych, to może odczytać to jako „usunięcie” danych z akt postępowania.

Uwaga

Klauzula informacyjna publikowana przez administratora nie powinna wprowadzać w błąd, dlatego też powinno być jasno wskazane, że osoba zainteresowana (tj. osoba, której dane są przetwarzane) ma wszelkie uprawnienia wynikające z RODO (w tym na przykład prawo dostępu do danych), ale tylko w zakresie przetwarzanych danych osobowych. Nie dotyczy to dostępu do akt sprawy postępowania administracyjnego czy np. usuwania danych osobowych z akt sprawy.

 

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel