Wszystko o wypowiedzeniu umowy powierzenia przetwarzania danych

Administrator zawarł umowę z firmą serwisującą komputery. Wykonanie tej umowy wymaga uzyskania przez tę firmę legalnego dostępu do danych osobowych przetwarzanych w komputerach, co wiąże się z koniecznością obowiązywania przez cały okres serwisowania umowy powierzenia przetwarzania danych.

Spółka A wykonuje dla Spółki B audyt informatyczny, a mianowicie przegląd wszystkich systemów informatycznych administratora danych osobowych. W związku z powyższym strony kontrahenci zawarli umowę powierzenia przetwarzania danych – w formie załącznika do umowy o świadczenie usług audytu informatycznego.  Audyt ma przebiegać następująco:

• określenie szczegółowego zakresu prac,
• analiza systemów informatycznych
• wypracowanie wspólnie z administratorem danych strategii IT na najbliższe lata.

Z uwagi na to, że przetwarzanie danych osobowych przekazanych przez administratora procesorowi nastąpi jedynie w ramach analizy systemów informatycznych, umowa powierzenia może obowiązywać jedynie do czasu zakończenia drugiego etapu realizacji usługi.

Spółka A zawarła umowę o świadczenie usług audytu prawnego ze spółką B. Obok niej strony zawarły umowę powierzenia przetwarzania danych. W związku z audytem spółka A miała udostępnić dane osobowe pracowników spółce B, jednak tego obowiązku nie zrealizowała. W konsekwencji wykonanie audytu stało się niemożliwe. Spółka B rozwiązała umowę o świadczenie usług i zażądała kary umownej od spółki A. W mocy nadal jednak pozostawała umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Tylko dzięki prawidłowo skonstruowanej klauzuli wypowiedzenia zapisanej w umowie powierzenia możliwe stało się rozwiązanie umowy powierzenia i spółka B mogła usunąć ze swoich komputerów przekazane jej dane osobowe.

Przykładowy zapis umowny nr 1

Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Taki uproszczony zapis daje stronom miesiąc na uporządkowanie swoich spraw, a przede wszystkim pozwala procesorowi na przeprowadzenie procedury usunięcia przekazanych danych. Z drugiej strony tak lakoniczna regulacja powoduje, że administrator danych wypowiadający umowę procesorowi wskutek rozlicznych naruszeń procesora naraża się na to, że dane osobowe dla których jest administratorem będą jeszcze przez miesiąc przetwarzane przez nierzetelnego partnera.

Przykładowy zapis umowny nr 2
1. Umowa powierzenia może zostać wypowiedziana przez Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym bez okresu wypowiedzenia w przypadku:

a) rażącego  naruszenia  przez  Wykonawcę postanowień  niniejszej  umowy  powierzenia,  w szczególności  wykorzystania  danych  osobowych  w  sposób  niezgodny  z  niniejszą umową powierzenia;

b) wszczęcia  postępowania  przeciwko  Wykonawcy w  związku  z  naruszeniem  ochrony powierzonych danych osobowych lub poufności informacji.
2. Wypowiedzenie  niniejszej  umowy  powierzenia  przez  Zleceniodawcę jest  równoznaczne  z wypowiedzeniem umowy głównej.

Przedstawiona rozbudowana klauzula uprawnia do rozwiązania umowy powierzenia przetwarzania danych:

• wyłącznie jednej stronie umowy, a mianowicie administratorowi danych osobowych (w umowie nazwanemu Zleceniodawcą),
• jedynie w przypadku wystąpienia jednej z dwóch przesłanek wymienionych w klauzuli.

Warto dodać, że zagwarantowanie uprawnienia do przedwczesnego rozwiązania umowy powierzenia jedynie administratorowi danych jest uzasadnione i znajduje zastosowanie w wielu umowach powierzenia przetwarzania danych. większości umów powierzenia. Istotny jest również zapis, który powoduje rozwiązanie umowy o świadczenie usług (umowy głównej) wraz z umową powierzenia. Klauzulę taką warto stosować w sytuacji. Gdy dane mają być przetwarzane przez procesora przez cały okres obowiązywania umowy zachodzi konieczność przetwarzania danych osobowych przez procesora.

Przykładowy zapis umowny nr 3
1. Zleceniodawca ma prawo rozwiązać niniejszą umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia, gdy Wykonawca:

a) wykorzystał dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą umową;

b) powierzył przetwarzanie danych osobowych podwykonawcom bez zgody Zleceniodawcy;

c) nie zaprzestał niewłaściwego przetwarzania danych osobowych;

d) jest niezdolny do dalszego wykonywania niniejszej umowy.

2. Strony przewidują możliwość rozwiązania niniejszej umowy z zachowaniem 14 dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono pisemne oświadczenie.

3. Oświadczenie o rozwiązaniu niniejszej umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia lub za wypowiedzeniem zostanie uznane za skuteczne pod warunkiem  jego doręczenia na piśmie drugiej Stronie.

Przedstawiona klauzula pozwala nie tylko wypowiedzieć umowę, ale też w ściśle określonych sytuacjach rozwiązać umowę powierzenia przetwarzania bez wypowiedzenia. Uprawnienie to przysługuje wyłącznie administratorowi. Poza tym uregulowano metodę liczenia okresu wypowiedzenia, co warto stosować, gdyż w ten sposób unikamy wątpliwości interpretacyjnych. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest też na skoordynowanie terminu rozwiązania umowy głównej i umowy powierzenia. Warto też zauważyć, że w klauzuli określono wymaganą formę wypowiedzenia.