inspektor ochrony danych osobowych

Zastępca IOD przy kancelarii prawnej – czy administrator może go wyznaczyć?

Czy administrator może wyznaczyć swojego pracownika jako zastępcę IOD, gdy inspektorem jest zewnętrzna kancelaria prawna?

Pytanie:  Nasza Instytucja zleca funkcję Inspektora Ochrony Danych kancelarii prawnej. Pojawił się pomysł, aby administrator wyznaczył zastępcę IOD spośród własnych pracowników, aby zapewnić „ciągłość działania”. Czy jest to słuszne? Według mnie „ciągłość działania” zapewnić powinna kancelaria prawna przyjmująca zlecenie. Zgodnie z art. 11a ustawy o ochronie danych osobowych, podmiot, który wyznaczył Inspektora może wyznaczyć osobę zastępującą inspektora w czasie jego nieobecności, rozumiem jednak, że dotyczy to wyznaczenia zastępcy IOD wewnętrznego, zatrudnionego w Instytucji.
Korzyści 

Z porady dowiesz się m.in.:

1. Czy administrator może wyznaczyć zastępcę IOD, jeśli funkcję IOD pełni kancelaria prawna?

2. Czy wyznaczenie zastępcy IOD jest zawsze racjonalne przy outsourcingu funkcji IOD?

3. Czy zastępca IOD musi spełniać wymagania z RODO?

4. Czy zastępca IOD musi być zgłoszony do UODO?

5. Jakie ryzyko wiąże się z wyznaczeniem pracownika administratora na zastępcę IOD?

6. Czym różni się formalny zastępca IOD od osoby kontaktowej ds. ochrony danych?

7. Czy kancelaria prawna może zapewnić ciągłość działania IOD?

8. Czy można wyznaczyć zastępcę tylko „na wszelki wypadek”?

Lista sprawdzająca RODO 2026: kontrole UODO, AI Act i aktualizacje procedur

Kilka lat obowiązywania RODO: Najważniejsze kwestie do sprawdzenia i aktualizacji w 2026 r.

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, znane jako RODO, należy stosować od 25 maja 2018 r. W międzyczasie praktyka ujawniła kluczowe kwestie, na które należy zwrócić uwagę, stosując przepisy o ochronie danych osobowych. Wiemy o tym dzięki wyrokom, interpretacjom oraz przeprowadzonym kontrolom. Jakkolwiek istotność tych kwestii może być subiektywna, to z całą pewnością przedstawiona poniżej lista pomoże zauważyć sprawy, jakie firma mogła pominąć na przestrzeni ostatnich lat.

Korzyści 

Z artykułu dowiesz się o następujących obowiązkach IOD m.in.:

  • Przygotuj firmę do kontroli UODO 2026 w sektorach medycznym, marketingowym i platform dostaw, weryfikując monitoring wizyjny, podstawy prawne przetwarzania danych i bezpieczeństwo AI.
  • Zaktualizuj procedury pod kątem Aktu o AI i OSOD dla systemów sztucznej inteligencji, identyfikując ryzyka przetwarzania danych osobowych i zapewniając niezależność inspektora ochrony danych (IOD).
  • Przejrzyj upoważnienia do przetwarzania danych, sprawozdania UODO branżowe oraz wyroki o plikach cookies, by dostosować listę sprawdzającą RODO do cyberbezpieczeństwa i aplikacji webowych.

Ponadto znajdziesz odpowiedzi na pytania:

  1. Jak przygotować się do kontroli sektorowych UODO w 2026 r.?
  2. Czy trzeba aktualizować procedury pod Akt o AI w kontekście RODO?
  3. Dlaczego warto dokonać przeglądu nowych przepisów w zakresie cyberbezpieczeństwa, internetu rzeczy i ochrony infrastruktury krytycznej?
  4. Kiedy wymagana jest ocena skutków dla ochrony danych (OSOD) w kontekście wykorzystywaia nowych technologii?
  5. Czy adres IP z cookies zawsze to dane osobowe?
    koniec
Screenshot 2025-11-13 10.49.40

Warsztaty IOD w praktyce z Q&A Najczęstsze pytania i odpowiedzi dotyczące zadań, praw i obowiązków Inspektora Ochrony Danych

Zapraszamy na webinar prowadzony w konwencji warsztatowej z wykorzystaniem praktycznych przykładów, pytań i odpowiedzi. Dedykowany jest zarówno do osób początkujących, rozpoczynających lub pełniących funkcję IOD od niedawna, jak również do osób pragnących ugruntować posiadaną wiedzę w zakresie odpowiedniego nadzoru przestrzegania zasad i przepisów z zakresu ochrony danych osobowych w organizacji. 

Screenshot 2025-10-22 21.14.30

Rola IOD w organizacji

Z webinaru dowiesz się, jak wygląda aktualny krajobraz ochrony danych w Polsce. Sprawozdanie UODO za 2024 rok to konkretne liczby, realne kary i świeże wyzwania. Wzrost skarg do 8056 oraz aż 14 842 zgłoszeń naruszeń pokazują, jak duża jest dziś skala ryzyka w organizacjach. Podczas spotkania poznasz, jak Inspektor Ochrony Danych może stać się strażnikiem bezpieczeństwa i cyberhigieny, wspierać organizację w przeciwdziałaniu atakom ransomware i zapobiegać wyciekom baz danych. Odkryjesz praktyczne strategie oraz narzędzia wzmacniające ochronę danych w codziennej pracy. Zdobędziesz również wiedzę o najnowszych obowiązkach i kompetencjach IOD, które pozwolą Ci skutecznie działać w zmieniającym się otoczeniu prawnym.

Webinar prowadzi: Katarzyna Brodnicka specjalistka ds. cyberbezpieczeństwa i ochrony danych.

Obrazek

Warsztaty IOD w praktyce z Q&A – bezpłatny webinar

Jak skutecznie pełnić funkcję IOD i zapewnić zgodność z RODO w praktyce? Już wkrótce na PoradyODO.pl odbędzie się webinar warsztatowy, podczas którego ekspert pokaże, jak nadzorować procesy przetwarzania danych osobowych krok po kroku – z przykładami, interpretacjami i odpowiedziami na pytania uczestników.

IOD w służbach musi być niezależny – konieczna jest zmiana przepisów

IOD w służbach musi być niezależny – konieczna jest zmiana przepisów

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zwrócił się do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji o pilną nowelizację ustawy z 14 grudnia 2018 r. dotyczącej przetwarzania danych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. UODO wskazuje na niezgodność przepisów dotyczących inspektorów ochrony danych w służbach takich jak np. policja, straż miejska, straż graniczna z unijną dyrektywą 2016/680 oraz zagrożenie dla niezależności IOD.

Prezes zarządu nie może być IOD – kara UODO dla spółki medycznej

Prezes zarządu nie może być IOD – kara UODO dla spółki medycznej

UODO nałożył ponad 11 tys. zł kary na spółkę medyczną, w której prezes zarządu pełnił funkcję inspektora ochrony danych osobowych. Decyzja podkreśla, że IOD musi działać niezależnie, a łączenie tej roli z kierowniczą funkcją w firmie jest sprzeczne z RODO.

Jak określić status administratora danych w złożonej strukturze jednostki

Jak określić status administratora danych w złożonej strukturze jednostki

Określenie statusu administratora danych w ramach rozbudowanych struktur organizacyjnych to jedno z kluczowych zadań inspektora ochrony danych. Błędne przypisanie roli ADO lub nieuprawnione zawarcie umowy powierzenia może skutkować poważnym naruszeniem ochrony danych i obowiązkiem zgłoszenia incydentu do PUODO. Dowiedz się, jak prawidłowo ustalić administratora w jednostkach organizacyjnych i jakie działania podjąć w razie nieprawidłowości.

Korzyści 
  • Status administratora danych w jednostkach organizacyjnych zależy od faktycznego decydowania o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych pracowników, klientów czy kontrahentów. 
  • W praktyce pojawia się problem zawierania umów powierzenia przetwarzania danych. Jeżeli dyrekcja generalna nie ma formalnego umocowania (np. pełnomocnictwa) do działania w imieniu wszystkich jednostek, nie może zawrzeć takiej umowy. W przeciwnym razie dochodzi do nieuprawnionego udostępnienia danych osobowych, co stanowi naruszenie ochrony danych i może zostać zakwalifikowane jako incydent wymagający zgłoszenia do Prezesa UODO.
  •   Skutki błędnego przypisania roli administratora obejmują konieczność oceny ryzyka i wdrożenia procedury zgłoszenia incydentu bezpieczeństwa do organu nadzorczego. Każda jednostka, będąca administratorem danych osobowych, musi samodzielnie analizować naruszenia i zapewnić zgodność z art. 33 RODO.
Rola IOD w organizacji (1)

Rola IOD w organizacji – bezpłatny webinar

Inspektor ochrony danych w kontekście bezpiecznego przetwarzania danych osobowych, w tym zagrożenia cyberbezpieczeństwa, ze szczególnym uwzględnieniem sprawozdania z działalności Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w roku 2024. To tylko niektóre z zagadnień, jakie będą omawiane podczas webinaru. Zapisz się już dziś, wydarzenie odbędzie się 30.09.2025 r.

zgłoszenie o naruszeniu RODO

Czy IOD może przyjmować zgłoszenia o naruszeniu ochrony danych osobowych?

Pytanie:  PYTANIE: Czy istnieją praktyczne wskazówki, jak zorganizować postępowanie w sytuacji naruszeń w organizacji, w której działa IOD? Według poradnika IOD powinien być o naruszeniu niezwłocznie informowany, aby umożliwić mu monitorowanie procesu jego obsługi od najwcześniejszego etapu. Ale czy może te zgłoszenia przyjmować? Z pewnością ustaleniem zaistnienia naruszenia oraz postępowaniem wyjaśniającym powinien zająć się zespół ds. naruszeń, w którego skład wchodziłby m.in. IOD. Z drugiej strony wyznaczenie jednej osoby przyjmującej zgłoszenia byłoby praktyczniejsze i szybsze niż powiadamianie każdego członka zespołu.
Zastanawiasz się, czy będziesz musiał wyznaczyć inspektora ochrony danych? Poznaj wytyczne Grupy Roboczej

Na kim spoczywa obowiązek wyznaczenia IOD (inspektora ochrony danych) - według Grupy Roboczej Art. 29 RODO

Grupa Robocza Art. 29 jeszcze przed wejściem w życie RODO, a mianowicie 13 grudnia 2016 r. wydała wytyczne w sprawie inspektorów ochrony danych, którzy 25 maja 2018 r. zastąpili administratorów bezpieczeństwa informacji. Wytyczne te zostały zaktualizowane 5 kwietnia 2017 r. Administrator, który zastanawia się czy ma obowiązek powołania inspektora ochrony danych, powinien oprócz RODO sięgnąć właśnie do tych wytycznych. Sprawdź, kiedy należy wyznaczyć IOD według Grupy Roboczej Art. 29.

46b4a7115b896d9bca630ce8a5e4e0f99a916ba3-xlarge (6)

Rekomendacje Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie inspektorów ochrony danych

Organy nadzorcze z Europejskiego Obszaru Gospodarczego w wyniku skoordynowanych działań przygotowały sprawozdania zawierające wnioski dotyczące wyznaczania i funkcjonowania inspektorów ochrony danych. Wnioski przedstawił także Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, które stwierdził pewne nieprawidłowości w funkcjonowaniu IOD w Polsce.

  • 23 stycznia 2024 r.
  • ADO
d540cb59eaf399843099d1ce37b318650f50e895-xlarge

Czy IOD musi posiadać wiedzę na temat cyberbezpieczeństwa

Inspektorem ochrony danych może być osoba, która posiada kwalifikacje zawodowe, a w szczególności ma odpowiednią wiedzę fachową na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań. Przy czym musi to być poparte praktyką. Ponieważ obecnie w znacznym zakresie dane osobowe przetwarza się w systemach IT, to inspektorowi potrzebna jest znajomość praktyk w zakresie cyberbezpieczeństwa.

24d65329d762cb2eb9735bf9e6b9be078cd984cd-xlarge (1)

Liczba pracowników a obowiązek wyznaczenia IOD

Pytanie:  Czy spółka z o.o. zatrudniająca ponad 100 osób powinna wyznaczyć inspektora ochrony danych?
619916619c24a059fc646befc687505e7064d558-xlarge (8)

IOD – dwa stanowiska w jednej umowie o pracę

Pytanie:  Czy obowiązki inspektora ochrony danych i na innym stanowisku można wykonywać w ramach jednej umowy o pracę?

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

© Portal Poradyodo.pl

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x