Podczas wypełniania rejestru czynności przetwarzania łatwo o błąd. Co ciekawe, jest nim m.in. zbyt szczegółowe wypełnienie. Co należy zatem wpisywać do rejestru czynności przetwarzania? Wyjaśnienie w artykule.

Pytanie:  Czy można ewidencjonować pełnomocnictwa udzielane przez członków spółdzielni mieszkaniowej w celu uczestnictwa w walnym zgromadzeniu? Takie działanie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych i ma na celu przeciwdziałaniu przygotowywania na masową skalę pełnomocnictw in blanco.

Zbyt szczegółowe wypełnianie rejestru czynności przetwarzania to złe podejście. Rejestr ten powinien bowiem zawierać czynności, a nie operacje przetwarzania. Sprawdź, jak ująć te czynności we wskazanym rejestrze.

Elementy rejestru czynności przetwarzania danych zostały wyczerpująco wskazane w RODO. To samo dotyczy rejestru kategorii czynności przetwarzania. Nie oznacza to jednak, że nie można uzupełnić tych rejestrów o dodatkowe informacje. Czasami jest to nawet zalecane.

Pytanie:  Czy aktywa, zagrożenia, podatność na zagrożenia, zabezpieczenia, skutki dla osób fizycznych mogą zostać sumarycznie zestawione dla wszystkich czynności przetwarzania w rejestrze czynności? Czy też muszą być przypisane do konkretnych czynności przetwarzania?

Pytanie:  Dom kultury otrzymał wniosek o udostępnienie informacji publicznej, w którym zawarto zapytania czy jednostka przeprowadziła audyt bezpieczeństwa informacji w roku 2019 i 2020 na zgodność z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, kto jest odpowiedzialny za przygotowanie w jednostce specyfikacji audytu bezpieczeństwa KRI, a także czy został ustanowiony w jednostce System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI)?

Pytanie:  Czy podprocesor jest zobowiązany do prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania?

Rejestr czynności przetwarzania danych to podstawowy dokument, którego co do zasady powinien posiadać każdy administrator danych osobowych. W praktyce problemem jest wypełnienie tego rejestru. Administratorzy zastanawiają się czy do rejestru powinna zostać wpisana każda operacja przetwarzania danych osobowych czy też wystarczy ogólne ujęcie czynności przetwarzania. Które rozwiązanie jest prawidłowe? Odpowiedź znajdziesz w artykule.

Pytanie:  Czy przekazanie dokumentów do składnicy akt, archiwum zakładowego należy traktować jako osobny proces z koniecznością wpisu do rejestru czynności jaki jest zobligowany prowadzić administrator danych?

Rejestr czynności przetwarzania danych prowadzi pracodawca jako administrator natomiast rejestr kategorii czynności przetwarzania danych prowadzi podmiot przetwarzający czyli firma zewnętrzna prowadząca sprawy kadrowe. Obowiązkiem podmiotu przetwarzającego jest zatem prowadzenie rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora a nie rejestrowania czynności przetwarzania – co leży w gestii administratora danych. Sprawdź, jak przedstawia się kwestia prowadzenia tych rejestrów w przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego.