Jak przebiega rejestrowanie czynności przetwarzania w outsourcingu kadrowo-płacowym

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 27 czerwca 2019
a5e3fecc9e9a5afffd769810acfe2bbf71b44f17-large

Rejestr czynności przetwarzania danych prowadzi pracodawca jako administrator natomiast rejestr kategorii czynności przetwarzania danych prowadzi podmiot przetwarzający czyli firma zewnętrzna prowadząca sprawy kadrowe. Obowiązkiem podmiotu przetwarzającego jest zatem prowadzenie rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora a nie rejestrowania czynności przetwarzania – co leży w gestii administratora danych. Sprawdź, jak przedstawia się kwestia prowadzenia tych rejestrów w przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego.

Outsourcing kadrowo-płacowy – na czym polega

Zatrudnianie pracowników czyli posiadanie statusu pracodawcy nakłada na podmiot zatrudniający szereg obowiązków wynikających z prawa pracy. Jak wiadomo stosunek pracy zachodzi między oznaczonymi personalnie stronami. W związku z powyższym w relacjach pracowniczych nieodłącznym elementem towarzyszącym realizacji przez pracodawcę obowiązków wynikających ze stosunku pracy jest przetwarzanie danych osobowych pracowników.

Prowadzenie spraw kadrowych, czy związanych z problematyką bhp może być prowadzone przez pracodawcę bezpośrednio, nie ma jednak przeciwwskazań aby określone zadania w powyższym zakresie były zlecone podmiotom zewnętrznym (za wyjątkiem przypadków gdy pracodawca nie ma możliwości delegowania zadań bhp specjalistom spoza zakładu pracy). Prowadzenie spraw kadrowych przez firmę zewnętrzną na rzecz pracodawcy tworzy w praktyce relację: pracodawca (administrator danych) - firma zewnętrzna zapewniająca obsługę kadrową (podmiot przetwarzający).

RCPD a RKCPD

Zgodnie z art 30 RODO każdy administrator oraz - gdy ma to zastosowanie - przedstawiciel administratora prowadzą rejestr czynności przetwarzania danych osobowych za które odpowiadają. Zgodnie z art 30 ust 2 rozporządzenia RODO każdy podmiot przetwarzający oraz gdy ma to zastosowanie przedstawiciel podmiotu przetwarzającego prowadzą rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora. Uwzględniając powyższe przepisy wskazują na dwa odrębne rodzaje rejestrów przetwarzania.

Uwaga

W praktyce podmiot przetwarzający często będzie miał obowiązek prowadzenia dwóch rejestrów - rejestru kategorii czynności przetwarzania, oraz rejestru czynności przetwarzania danych. Podmiot przetwarzający bowiem często zatrudnia pracowników - czyli względem nich jest pracodawcą (administratorem danych).

Problemem dla podmiotu przetwarzającego – w omawianym przypadku firmy zewnętrznej prowadzącej sprawy kadrowe może być właściwa ocena kategorii czynności przetwarzania danych. Problem w tym, że rozporządzenie RODO nakładające na potem przetwarzający obowiązek prowadzenia rejestru nie definiuje zarówno pojęcia „kategorii czynności przetwarzania” jak również pojęcia „kategorii przetwarzań”. Przyjmuje się, że kategoria czynności przetwarzania to rodzaj usługi wykonywanej przez podmiot przetwarzający na zlecenie administratora, jaka jest związana ze zleconymi czynnościami przetwarzania.

Przykład

Rodzajem usługi wymagającym umieszczenia w rejestrze może być prowadzenie dokumentacji kadrowej, skanowanie digitalizacja danych jak również archiwizacja danych.

Reasumując …

Na pracodawcy jako na administratorze spoczywa obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych, natomiast podmiot zapewniający obsługę kadrową występujący w charakterze podmiotu przetwarzającego prowadzi rejestr kategorii czynności. W związku z tym że to administrator jest obowiązany prowadzić rejestr czynności przetwarzania, to można przyjąć, że czynności przetwarzania związane z sprawami kadrowymi, niezależnie od zapewniania obsługi przez firmę zewnętrzną, powinny być rejestrowane przez administratora. Przepisy regulujące zakres rejestru kategorii przetwarzania danych, który jest prowadzony przez podmiot przetwarzający nie przewidują obowiązku rejestrowania czynności przetwarzania.

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel