Zwykle outsourcing pracowniczy wymaga przekazania danych osobowych, co z kolei wiąże się z powierzeniem przetwarzania danych osobowych. W świetle przepisów RODO nie zawsze jednak takie powierzenie jest konieczne. Może bowiem okazać się, że outsourcing pracowniczy polega na tym, że pracownik wykonuje obowiązki w imieniu i na rzecz podmiotu korzystającego z outsourcingu.

Upoważnienie do przetwarzania danych – choć nie musi przybierać postaci odrębnego dokumentu – jest niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników, którzy w ramach swoich obowiązków będą przetwarzać dane osobowe przekazane przez pracodawcę. Sprawdzamy, jak długo obowiązuje takie upoważnienie i kiedy konieczne jest jego cofnięcie.

Pytanie:  Rodzice dziecka uczęszczającego do przedszkola wystąpili z prośbą o wypełnienie ankiety zleconej przez poradnię psychologiczno-pedagogiczną badającą dziecko w zakresie spektrum autyzmu.Czy nauczyciel, może wypełnić na wniosek rodzica udostępnioną w tej formie ankietę. Czy w związku z tym z poradnią należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych?

RODO nie reguluje ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych to obowiązek, który wynika bezpośrednio z przepisów. Nie oznacza to jednak, że jej prowadzenie nie ma żadnego uzasadnienia. Sprawdź, dlaczego warto prowadzić ewidencję upoważnień do przetwarzania danych i jakie treści zamieścić w takiej ewidencji. Skorzystaj także z wzoru ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych.

Administrator danych osobowych to podmiot, który decyduje o celach i środkach ich przetwarzania. Z kolei procesor przetwarza dane osobowe jedynie „na polecenie” administratora i sam nie może z nich korzystać we własnych celach. Jaki status w związku z tym będzie miała księgowa prowadząca biuro rachunkowe? Czy rozpoczynając współpracę z księgową, należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych? Wyjaśnienie w artykule.

Pytanie:  Czy inspektor ochrony danych powinien decydować o zawarciu w określonym przypadku umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych?

RODO wymaga stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Dotyczy to także niszczenia dokumentacji zawierającej dane osobowe, W praktyce najczęściej utylizacja dokumentów odbywa się za pomocą niszczarki. Z pewnością nie jest to jedyne a i nie zawsze też najlepsze rozwiązanie - zwłaszcza w przypadku większej liczby dokumentów do zniszczenia. W tym ostatnim przypadku warto skorzystać z usług firmy zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji. 

Umowa powierzenia przetwarzania danych powinna zawierać postanowienia, które zapewnią wsparcie podmiotu przetwarzającego dla administratora danych osobowych w dokonywaniu zgłoszenia naruszenia ochrony danych. Nie oznacza to jednak, że administrator może przerzucić na procesora odpowiedzialność za naruszenie ochrony danych.

W RODO nie znajdziemy sformułowania „inwentaryzacja danych osobowych”. Niemniej jednak inwentaryzacja umów powierzenia jest obowiązkowa i wynika z pozostałych zadań administratora danych osobowych. Kto i w jaki sposób powinien dokonać inwentaryzacji umów powierzenia przetwarzania danych osobowych? Co reguluje tą czynność? Jaka jest podstawa prawna wykonania tej czynności? Odpowiedź w artykule.

W razie stwierdzenia wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych administrator danych osobowych musi przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA). W zależności od wyników oceny konieczne może okazać się zainicjowanie konsultacji z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Sprawdź, w jakich przypadkach i jak przeprowadzić uprzednie konsultacje z Prezesem UODO.