Upoważnienie do przetwarzania danych – mianem tym określa się w praktyce umocowanie osoby usytuowanej w strukturze administratora do przetwarzania danych osobowych w określonym zakresie. Umocowanie takie jest w istocie poleceniem. Jaka forma upoważnienia do przetwarzania danych osobowych jest właściwa? Czy wymagana jest forma pisemna upoważnienia? Odpowiedzi w artykule.

Mechanizmy stosowane w ramach ochrony sygnalistów wiążą się z nowymi czynności przetwarzania danych osobowych. Aby zapewnić sygnalistom poufność oraz spełnić inne obowiązki w zakresie ochrony ich danych osobowych administrator musi spełnić liczne wymogi przewidziane w przepisach RODO.

Podpisując umowę ubezpieczenia grupowego, pracodawca udostępnia firmie ubezpieczeniowej dane osobowe swoich pracowników. Dowiedz się, czy w związku z przetwarzaniem danych osobowych pracowników objętych ubezpieczeniem grupowym musisz zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych.

Pytanie:  Spółka A podpisuje umowę handlową ze spółką B. W ramach tej umowy spółki będą wzajemnie polecać swoje usługi klientom w zamian za prowizje. Będzie to wiązało się z wzajemnym udostępnianiem danych osobowych klientów. Czy taka relacja rodzi konieczność powierzenia przetwarzania danych?

W związku z wykonywaniem obowiązków służbowych pracownicy niejednokrotnie mają dostęp do systemu monitoringu wizyjnego. Dotyczy to m.in. pracowników służby zdrowia jak choćby pielęgniarek, pracowników ochrony czy lekarzy. Dostęp do danych z monitoringu wizyjnego musi zostać uwzględniony w upoważnieniach do przetwarzania danych osobowych.

Pytanie:  Czy nowy dyrektor szkoły powinien otrzymać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych od odchodzącego dyrektora?

Ogólna analiza ryzyka oraz Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) to podstawowe obowiązki wynikających z RODO. Ogólna analiza ryzyka musi być przeprowadza przez każdego. Z kolei DPIA to szczególny rodzaj analizy ryzyka dokonywany w określonych okolicznościach. Zarówno ogólną analizę ryzyka jak i DPIA musi przeprowadzić nie tylko administrator danych osobowych, ale także procesor.

Zwykle spółki współpracujące ze sobą w ramach grupy kapitałowej korzystają ze wspólnego systemu informatycznego, w ramach które przetwarzane (wymieniane) są dane osobowe np. pracowników. Sprawdź, czy takie przetwarzanie wiąże się z koniecznością zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych. A może właściwe jest wdrożenie innego rozwiązania?

Pytanie:  Samorządowa jednostka organizacyjna korzysta z BIP gminy, ale nie posiada konta redaktora (treści zamieszczają pracownicy urzędu gminy). Czy w takiej sytuacji konieczne jest podpisanie przez umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcą BIP czy też stroną tej umowy powinna być gmina?

Przedsiębiorcy powszechnie korzystają z usługi przetwarzania danych osobowych w chmurze (cloud computing). Rozwiązanie to umożliwia redukcję kosztów działalności przedsiębiorstwa z uwagi na jednoczesny outsourcing części usług IT, a jednocześnie pozwala na poprawę jakości ich działania.  Z drugiej strony nie należy zapominać o konieczności zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. Sprawdź, o czym pamiętać, przechowując dane osobowe w chmurze.