Administrator danych osobowych to podmiot, który decyduje o celach i środkach ich przetwarzania. Z kolei procesor przetwarza dane osobowe jedynie „na polecenie” administratora i sam nie może z nich korzystać we własnych celach. Jaki status w związku z tym będzie miała księgowa prowadząca biuro rachunkowe? Czy rozpoczynając współpracę z księgową, należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych? Wyjaśnienie w artykule.

Pytanie:  Czy inspektor ochrony danych powinien decydować o zawarciu w określonym przypadku umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych?

RODO wymaga stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Dotyczy to także niszczenia dokumentacji zawierającej dane osobowe, W praktyce najczęściej utylizacja dokumentów odbywa się za pomocą niszczarki. Z pewnością nie jest to jedyne a i nie zawsze też najlepsze rozwiązanie - zwłaszcza w przypadku większej liczby dokumentów do zniszczenia. W tym ostatnim przypadku warto skorzystać z usług firmy zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji. 

Umowa powierzenia przetwarzania danych powinna zawierać postanowienia, które zapewnią wsparcie podmiotu przetwarzającego dla administratora danych osobowych w dokonywaniu zgłoszenia naruszenia ochrony danych. Nie oznacza to jednak, że administrator może przerzucić na procesora odpowiedzialność za naruszenie ochrony danych.

W RODO nie znajdziemy sformułowania „inwentaryzacja danych osobowych”. Niemniej jednak inwentaryzacja umów powierzenia jest obowiązkowa i wynika z pozostałych zadań administratora danych osobowych. Kto i w jaki sposób powinien dokonać inwentaryzacji umów powierzenia przetwarzania danych osobowych? Co reguluje tą czynność? Jaka jest podstawa prawna wykonania tej czynności? Odpowiedź w artykule.

W razie stwierdzenia wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych administrator danych osobowych musi przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA). W zależności od wyników oceny konieczne może okazać się zainicjowanie konsultacji z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Sprawdź, w jakich przypadkach i jak przeprowadzić uprzednie konsultacje z Prezesem UODO.

Pytanie:  Czy osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń naruszenia prawa w organizacji musi jednocześnie podejmować działania następcze w ramach ochrony sygnalistów?

Jeżeli broker w związku ze świadczoną usługą pośrednictwa w dystrybucji ubezpieczeń będzie korzystać z danych osobowych przetwarzanych przez administratora, to dojdzie do przetwarzania danych osobowych w rozumieniu RODO. Za przetwarzanie uważa się bowiem operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany w tym ich przesyłanie. 

Do przetwarzania danych osobowych w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych niezbędne jest upoważnienie do przetwarzania danych. W przypadku danych osobowych o zdrowiu upoważnienie to musi mieć formę pisemną. Sprawdź, kto powinien otrzymać upoważnienie do przetwarzania danych w ramach ZFŚS.

Pytanie:  Czy podmiot, który posiada akredytację, podczas przeprowadzania procesu certyfikacji (np. zgodnie z normą ISO/IEC 27001:2022) przetwarza dane osobowe, do których ma dostęp w trakcie procesu certyfikacji jako administrator? Czy też należy zawrzeć z nim umowę powierzenia przetwarzania danych?