Windykacja należności w jednostce publicznej – na jakiej podstawie przetwarzać dane

W przypadku organów publicznych wyłączona została możliwość oparcia się o przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora. Przesłanka ta bowiem nie ma zastosowania do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań.

W takiej sytuacji należy rozważyć możliwość powołania się na podstawę określoną w art. 6 ust. 1 lit. c (przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) lub lit. e RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi). Pierwsza z wymienionych przesłanek znajduje zastosowanie, gdy w przepisach prawa wprost wskazano obowiązek przetwarzania określonych danych. Z kolei druga - gdy przepisy nie przewidują wprost upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, ale nakładają na administratora danych zadanie publiczne, dla realizacji którego niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych.

Jednostka samorządu terytorialnego przeprowadzając proces windykacji należności może powołać na wskazane wyżej przesłanki. Zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych są bowiem obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Jednostki sektora finansów publicznych mogą odstąpić od podejmowania w stosunku do zobowiązanego czynności zmierzających do wykonania zobowiązania, jeżeli zachodzą przesłanki odstąpienia przez te jednostki od czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

W przypadku organów egzekucyjnych prowadzących egzekucję administracyjną ich obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa jest prowadzenie egzekucji obowiązków wyliczonych w art. 2 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Z kolei przepisy Kodeksu postępowania cywilnego wprowadzają określone wymogi formalne pozwu jako pierwszego pisma procesowego w sprawie. Wskazują w szczególności na konieczność oznaczenia miejsca zamieszkania lub siedziby i adresów stron (por. art. 187 § 1 w zw. z art. 126 § 1 i § 2 Kodeksu postępowania cywilnego).