Jakie dane osobowe pozyskujemy od świadka wypadku przy pracy

Niezależnie od podejmowanych przez pracodawców środków technicznych i organizacyjnych, w praktyce nie można wykluczyć zdarzenia jakim jest wypadek przy pracy. W sytuacji gdy do niego dojdzie a informacja ta dotrze do pracodawcy, wówczas niezbędne będzie ustalenie okoliczności i przyczyn zdarzenia przez powołany przez pracodawcę zespół powypadkowy.

Kluczowym dokumentem jaki zostaje wytworzony w ramach postępowania powypadkowego, jest protokół powypadkowy. Nie może mieć on kształtu dowolnego, musi bowiem w pełni odpowiadać wymogom, o którym mowa rozporządzeniu MRPiPS z 24 maja 2019 r.

Ukształtowaną od wielu lat praktyką jest protokołowanie wyjaśnień od świadków zdarzenia - zarówno od osób, które są zatrudnione w zakładzie jak również od osób postronnych, które były w pobliżu miejsca zdarzenia. Zespół powypadkowy jak również pracodawca mogą mieć uzasadnione wątpliwości co do zakresu danych osobowych świadka wypadku przy pracy - w szczególności gdy jest nim osoba postronna, spoza zakładu pracy. Wątpliwości wynikają z tego, że żaden przepis na chwilę obecną nie wskazuje precyzyjnego zakresu danych osobowych jakie można uzyskać od świadka wypadku.

W tym zakresie należy kierować się regułą minimalizacji danych osobowych - tym samym dane osobowe pozyskiwane od świadków wypadku, w szczególności osób z zewnątrz, powinny być ograniczone do niezbędnego minimum, korespondującego z celem przetwarzania tych danych - jakim jest wymóg prawny związany z uzyskaniem informacji od świadków.

Podobnie jak przepisy nie regulują z zakresu danych osobowych świadków wypadk,u tak samo trudno o wskazanie bezpośredniej podstawy prawnej w zakresie okresu przetwarzania takich danych. W braku szczególnych regulacji warto odwołać się do okresu przechowywania przez pracodawców protokołów ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.