Dane świadków wypadków przy pracy pod lupą UODO

Prezes UODO Mirosław Wróblewski wystąpił do Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z wnioskiem o podjęcie prac legislacyjnych w zakresie udziału świadka w postępowaniu powypadkowym. Kluczowym problemem jest brak jednoznacznej podstawy prawnej oraz określenia zakresu danych osobowych, jakie mogą być pozyskiwane od świadka.

Organ nadzorczy zadeklarował wsparcie eksperckie przy tworzeniu przepisów, które zapewnią zgodność z zasadami RODO, w szczególności legalności i minimalizacji danych.

Obowiązujące rozporządzenia nie są spójne. Akt z 2009 r. reguluje czynności zespołu powypadkowego, natomiast rozporządzenie z 2019 r., określające wzór protokołu, nie precyzuje zakresu danych osobowych świadka.

W praktyce oznacza to, że:

• brak jest jasnych wytycznych, jakie dane można zbierać,
• pojawiają się rozbieżne praktyki między pracodawcami,
• do protokołów trafiają dane wykraczające poza niezbędne minimum, np. adres zamieszkania.

To stoi w sprzeczności z zasadą minimalizacji danych oraz ograniczenia celu przetwarzania.

Państwowa Inspekcja Pracy również sygnalizuje problemy interpretacyjne. W ocenie PIP dla prawidłowego przebiegu postępowania powypadkowego wystarczające są podstawowe dane identyfikacyjne świadka, takie jak:

• imię i nazwisko,
• stanowisko pracy,
• przyporządkowanie organizacyjne.

Stanowisko to wzmacnia argument, że obecna praktyka zbierania szerszego zakresu danych może być nadmiarowa.

UODO krytycznie odnosi się do stosowania zgody jako podstawy przetwarzania danych świadka, wskazując na kilka problemów:

• możliwość jej wycofania w dowolnym momencie,
• wątpliwości co do dobrowolności w relacji pracowniczej,
• brak umocowania tej praktyki w przepisach powszechnie obowiązujących.

W konsekwencji taka podstawa może naruszać zasady RODO: legalności, rzetelności i przejrzystości.

Brak jednoznacznych regulacji powoduje, że dane świadka (w tym dane wrażliwe z punktu widzenia prywatności, jak adres zamieszkania) trafiają do wielu podmiotów uczestniczących w procedurze powypadkowej.

Źródło: UODO, znak DPNT.413.16.2026