Czy można przetwarzać wizerunku byłego pracownika

Podstawowym w zakresie oceny sytuacji przedstawionej w pytaniu jest ustalenie czy fotografie (wizerunki) osób fizycznych wpisują się w pojęcie danych osobowych. Zgodnie z art 4 pkt 1 RODO dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Brak jest jednak przepisów, które umożliwiałyby pozyskanie zdjęć pracowników jako danych osobowych. Z tego względu w typowych przypadkach przetwarzanie fotografii pracowników może odbywać się za ich zgodą. Co więcej, wymagane jest zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku.

W przypadku byłych pracowników, gdzie nie można ustawić precyzyjnie zakresu czasowego zgody dotyczącej przetwarzania wizerunków, warto skontaktować się z nimi (o jest to możliwe) w celu uzyskania informacji - udzielenia zgody na kontynuowanie przetwarzania wizerunków po ustaniu stosunku pracy.

Nie ma bezpośrednich regulacji dotyczących zasad współpracy między pracodawcą administratorem danych swoich pracowników a zewnętrznymi podmiotami świadczącymi usługi fotograficzne - za wyjątkiem konieczności regulowania kwestii współpracy w ramach umów prawa cywilnego.

W sytuacji gdy podmiot świadczący usługi fotograficzne nie będzie samodzielnie decydował o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych pracowników w tym fotografii - wówczas podstawą współpracy obok umowy cywilnoprawnej powinna być umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Natomiast w sytuacji gdy firma zewnętrzna świadcząca usługi fotograficzne jest podmiotem samodzielnym w kontekście decyzyjności o celach i sposobach przetwarzania danych a przetwarzanie nie będzie odbywało się na polecenie zewnętrznego administratora danych (pracodawcy pracowników uwidocznionych na zdjęciach), wówczas można uznać, że współpraca między stronami będzie polegała na udostępnieniu danych, bez konieczności zawierania umowy powierzenia przetwarzania danych.