Czy konieczny cykliczny przegląd akt osobowych

Proces zatrudniania osób ubiegających się o zatrudnienie oraz okres zatrudnienia pracowników wiąże się z różnymi formami przetwarzania danych osobowych. Bez przetwarzania danych osobowych zatrudnienie oraz jego kontynuowanie nie byłoby możliwe - w każdym bowiem przypadku zatrudnienie realizowane jest pomiędzy oznaczonymi stronami - podmiotem zatrudniającym oraz pracobiorcą, którym najczęściej jest pracownik czyli osoba fizyczna zatrudniona na podstawie stosunku pracy.

Przez lata istotną regulacją dla prawidłowego przetwarzania danych osobowych - określającą zakres ich pozyskiwania i gromadzenia w relacjach pracowniczych, było uchylone rozporządzenie MRPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Innymi słowy jeśli pracodawca w chwili pozyskania określonych danych osobowych czy dokumentów miał podstawę prawną do ich pozyskania i przetwarzania to można uznać, iż mogą one znajdować się w przechowywanej dokumentacji pracowniczej, w tym w aktach osobowych. Takie dane osobowe nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, jeżeli zostały one pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania.