Czy trzeba mieć zgodę pracownika na przetwarzanie danych w celu prowadzenia teczki osobowej

Wioleta Szczygielska

Autor: Wioleta Szczygielska

Dodano: 23 marca 2018
Dokument archiwalny
Czy trzeba mieć zgodę pracownika na przetwarzanie danych w celu prowadzenia teczki osobowej
Pytanie:  Zatrudniając pracownika, pracodawca zbiera i przetwarza jego dane osobowe. Czy w związku z tym pracodawca, zakładając teczkę osobową pracownika, musi uzyskać od niego zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w związku ze stosunkiem pracy? Jak do tej kwestii odnoszą się przepisy prawa pracy?
Odpowiedź: 

Przetwarzanie danych osobowych pracownika i prowadzenie jego akt osobowych ma podstawę prawną w przepisach Kodeksu pracy, w związku z tym nie trzeba pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych od pracowników w tym celu.

Zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy pracodawca może przetwarzać następujące dane osobowe kandydata do pracy i pracownika:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • data urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dodatkowo pracodawca może żądać od pracownika także:

  • innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • numeru PESEL,
  • numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (od 1 stycznia 2019 r.).

Dodatkowo zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Wskazane przepisy stanowią podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych pracownika. W związku z tym pozyskanie zgody na przetwarzanie danych zamieszczonych w teczce osobowej nie jest konieczne, a wręcz jest niezasadne, skoro jest to obowiązek wynikający z prawa. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych mają bowiem charakter autonomiczny i wystarczy spełnić jedną z nich, by przetwarzanie danych było legalne.

Podstawa prawna: 
  • ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 922),
  • ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 108).
Wioleta Szczygielska

Autor: Wioleta Szczygielska

Specjalista z zakresu prawa ochrony danych osobowych. Wieloletni redaktor fachowych publikacji związanych z tematyką ochrony danych osobowych.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel