Przetwarzanie danych osobowych w rozmowie telefonicznej – o czym pamiętać

RODO w ogóle nie odnosi się do rozmów telefonicznych. Tym bardziej nie dzieli ich na rozmowy przychodzące i wychodzące. Dla RODO nie ma znaczenia czy rozmowa dotyczy reklamacji, windykacji czy też ma inny cel. RODO nie precyzuje też, jakie dane podane przez rozmówcę pozwalają na jego jednoznaczną identyfikację, a jakie nie.

Na początku rozmowy należy niewątpliwie potwierdzić tożsamość rozmówcy i w tym celu wydaje się wystarczające zapytanie o imię i nazwisko (naturalnie wcześniej należy się przedstawić imieniem nazwiskiem oraz podać firmę, którą się reprezentuje). Następnie można toczyć normalną rozmowę, w której administrator otrzyma dalsze dane osobowe lub przekaże dane osobowe tej osoby aktualnie przetwarzane. Wszystko naturalnie w ramach istniejącej już podstawy prawnej przetwarzania tych danych. Na przykład w przypadku zgody przetwarzanie danych może odbywać się wyłącznie w zakresie i celu określonym w tej zgodzie.

Zgoda jest jedną z podstaw dopuszczalności przetwarzania danych osobowych. Według RODO przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem m. in. jeśli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (art. 6 ust. 1 pkt a RODO).  Przed uzyskaniem zgody osoba, której dane dotyczą musi być poinformowana o możliwości jej wycofania w dowolnym momencie, a administrator powinien być w stanie wykazać, że ten obowiązek uprzedniego powiadomienia spełnił. Według RODO konieczne jest także informowanie na etapie pozyskiwania zgody o konkretnych danych każdego administratora danych na rzecz którego zgoda jest wyrażana.