Angaż aktora do roli filmowej – czy dochodzi do powierzenia przetwarzania danych

Przypomnijmy, że administratorem danych jest  osoba fizyczną lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczani (art. 4 pkt 7 RODO). Natomiast zgodnie z art. 4 pkt 8 RODO za podmiot przetwarzający uważa się  osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.

Pojęcie administratora ma kluczowe znaczenie dla stosowania przepisów RODO, ponieważ to administrator jest adresatem szeregu obowiązków wynikających z tego aktu prawnego, odpowiada za zgodność przetwarzania z zasadami, za realizację żądań  osób, których dane dotyczą , wynikających z przepisów rozporządzenia, a także obciążony jest pełną odpowiedzialnością za przetwarzanie danych, które prowadzi samodzielnie lub które prowadzone jest w jego imieniu.

Skoro administratorem danych jest agencja i przekazuje ona (w jakimkolwiek momencie) dane osobowe producentowi telewizyjnemu, to samo to jeszcze nie oznacza, że dochodzi do powierzenia przetwarzania danych. Producent telewizyjny musiałby bowiem działać na rzecz administratora danych (czyli agencji).

Nawet jeśli agencja przekazuje dane, to trudno sobie wyobrazić, żeby producent telewizyjny „działał na rzecz administratora” tj. agencji. Mamy tu zatem do czynienia:

• ze współadministrowaniem, gdzie oba podmioty wspólnie i w porozumieniu decydują o środkach i celach przetwarzania albo
• z samodzielnym administrowaniem – gdy do przekazania danych dochodzi w momencie podpisania umowy trójstronnej i to aktor (osoba zainteresowana) sama podaje swoje dane osobowe do umowy.

1. Jeśli agencja aktorów nie przekazuje żadnych danych producentowi telewizyjnemu, a dane aktora (imię nazwisko/PESEL/adres/NIP itp.) są przekazywane przez samego aktora podczas podpisywania umowy trójstronnej – umowa powierzenia przetwarzania danych nie jest wymagana, bo to sama osoba zainteresowana przekazuje swoje dane osobowe producentowi telewizyjnemu. W takim przypadku producent byłby administratorem danych - w zakresie swojej współpracy z aktorem.
2. Jeśli jednak na etapie rekrutacji do roli (lub castingów lub jakimkolwiek innym) dochodzi do przekazania danych osobowych aktora przez agencję (niezależnie czy wcześniej wyraził on zgodę, czy też dane są przetwarzane w oparciu o np. umowę między aktorem a reprezentującą go agencją), zaś producent telewizyjny działa na rzecz agencji – wówczas  strony  powinny zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych. Wówczas administratorem danych jest agencja, podmiotem przetwarzającym – producent telewizyjny.
3. W tego typu relacjach może wystąpić również tzw. współadministrowanie, ale to wymaga analizy szczegółowych relacji (w tym umów) pomiędzy agencją a producentem telewizyjnym. Współadministrowanie polega na tym, oba te podmioty to jest agencja oraz firma produkcyjna będą wspólnie ustalać cele i sposoby przetwarzania a wtedy zajdzie przypadek określony w art. 26 RODO tj. współadministrowanie.