Przekazywanie danych z urzędu radnemu, posłowi, senatorowi i RPO – na jakiej podstawie

Przekazywanie (udostępnianie) danych osobowych jest jedną z form przetwarzania danych. Dla swej legalności wymaga zatem oparcia o przynajmniej jedną z przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych. W przypadku podmiotów publicznych – a takim jest jednostka samorządu terytorialnego – przetwarzanie danych zwykłych oparte jest zazwyczaj na podstawie wynikającej z:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) lub
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi).

Możliwość dostępu radnych (członków organu kolegialnego jakim jest rada gminy) do danych osobowych wynika z kontrolnej i stanowiącej funkcji rady gminy. Wobec tego przetwarzanie danych osobowych przez radnych (a zatem także udostępnianie im danych osobowych) jest dopuszczalne, jeśli jest to im niezbędne dla wykonania ustawowo nałożonych zadań. Radny może mieć dostęp do takich danych osobowych, które są mu niezbędne dla realizacji jego ustawowych zadań. Wobec tego podstawą prawną przetwarzania danych przez radnych jest art. 6 ust. 1 lit. c i lit. e RODO w związku z przepisami szczególnymi np. ustawy o samorządzie gminnym. Podobnie należy przyjąć w przypadku posłów i senatorów.

Zgodnie z art.  13 ustawy o Rzeczniku Praw Obywatelskich prowadząc postępowanie wyjaśniające Rzecznik ma prawo m. in. żądać złożenia wyjaśnień, przedstawienia akt każdej sprawy prowadzonej przez naczelne i centralne organy administracji państwowej, organy administracji rządowej, organy organizacji spółdzielczych, społecznych, zawodowych i społeczno-zawodowych oraz organy jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną, a także organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych. Natomiast organ, organizacja lub instytucja, do których zwróci się Rzecznik, obowiązane są z nim współdziałać i udzielać mu pomocy, a w szczególności zapewniać dostęp do akt i dokumentów na zasadach określonych w art. 13 oraz udzielać Rzecznikowi żądanych przez niego informacji i wyjaśnień. Rzecznik może przetwarzać wszelkie informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do realizacji swoich ustawowych zadań – art. 17c ww. ustawy. Wobec tego podstawą prawną udostępniania zwykłych danych osobowych Rzecznikowi jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Zakres danych powinien być adekwatny do realizacji jego ustawowych zadań.